Enredadera, nº 32, diciembre 2018

Gaspar Olmedo
URICI. Coordinador del equipo de migración de Aleph a Alma
gaspar.olmedo@csic.es
Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación (URICI-CSIC)
Sevilla

En septiembre de 2017 comenzó un proceso que seis meses después culminaría con la sustitución de Aleph, el programa de gestión que las bibliotecas y archivos del CSIC habían estado utilizando durante 30 años, por Alma, la nueva plataforma de servicios bibliotecarios de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC. Ha sido una transición que ha supuesto un importante esfuerzo, tanto por parte del personal de la Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación (URICI) como de todo el personal de las bibliotecas y archivos del CSIC y que no puede decirse que a día de hoy esté completamente finalizada, ya que aún quedan pequeños ajustes que hacer, datos que corregir y funcionalidades que poner en marcha.

El primer paso para el cambio fue reunir un equipo de migración formado por ocho personas de URICI, cada una de ellas enfocada en una de las áreas funcionales de la aplicación (catalogación, circulación, adquisiciones, seriadas, recursos electrónicos, estadísticas, infraestructura informática) y una persona de la biblioteca Tomás Navarro Tomás, que quisimos que participara desde el principio en la toma de decisiones sobre la migración y la configuración para que aportase la visión del bibliotecario de a pie que a veces, al estar trabajando más alejados del usuario final, a los miembros de URICI se nos escapa. Hay que decir que vista en perspectiva fue una decisión muy acertada ya que su aportación fue muy enriquecedora.

A partir de septiembre de 2017, y tras un encuentro presencial inicial, el equipo de migración del CSIC nos reunimos semanalmente mediante videoconferencia con el equipo de Ex Libris (una jefa de proyecto y tres técnicos, con la participación puntual de otros técnicos para aspectos concretos) para ir avanzando, no sin dificultad y de forma paralela, en la formación, basada en videos, y en la configuración del sistema. Un problema, y no menor, fue que tuvimos que tomar muchas decisiones de configuración con muy poco conocimiento del impacto que tendrían sobre el resultado final, ciñéndonos a unos plazos muy cortos dentro de un esquema de trabajo muy rígido. También en paralelo tuvimos que llevar a cabo un amplio trabajo de limpieza y adaptación de los datos de los catálogos de archivos y bibliográfico de Aleph y de SFX para hacer coherentes los datos de las tres fuentes y facilitar su encaje en el esquema de funcionamiento de Alma.

En noviembre de 2017 hicimos una primera migración de prueba y a partir de ahí estuvimos trabajando sobre el resultado de la misma, viendo ya las consecuencias de las decisiones que habíamos tomado previamente, para hacer correcciones y ajustar la configuración y la migración definitiva. Al mismo tiempo hubo que planificar e implementar el programa de formación del personal de las bibliotecas y archivos, elaborar guías de consulta, configurar la comunicación de Alma con aplicaciones externas (sistema de autenticación, RFID, carga automática de lectores, etc.) y trabajar con Ex libris para la configuración de la interfaz de usuario (Primo). Trabajo no faltó desde luego, pero finalmente el día 26 de marzo de 2018, Lunes Santo y día de Santa Máxima, tras la migración definitiva de datos y unos días de interrupción del trabajo en el sistema de gestión, pudimos abrir Alma a todo el personal de las bibliotecas y archivos de la Red y la nueva interfaz de Primo a los usuarios sin que se produjera ninguna catástrofe. Aunque fue por pura casualidad, el hecho de abrir durante la Semana Santa nos ayudó a hacer la transición más suave, ya que los primeros días la actividad en las bibliotecas fue menor de lo habitual y los pequeños problemas que surgieron se pudieron ir solucionando sin que tuvieran mucha repercusión. Quedaron, eso sí, una gran cantidad de frentes abiertos que hemos ido intentando cerrar desde entonces.

Aunque es indudable que Alma tiene puntos débiles y que en algunos aspectos es muy mejorable, especialmente en la parte de catalogación y sobre todo en la gestión de autoridades, se trata de una plataforma muy potente a la que aún nos queda mucho jugo por sacar, ya que su configuración es compleja y nos llevará aún tiempo familiarizarnos con ella y estar en disposición de explotar todas sus posibilidades. Pero ya hay algunos aspectos en los que estamos viendo que el funcionamiento es sensiblemente mejor que el de Aleph y en los que el trabajo se ha hecho más fácil y se puede hacer de forma más eficaz, como por ejemplo, la carga de libros electrónicos y la gestión de recursos electrónicos en general por la integración de los recursos impresos y electrónicos en la misma plataforma, los procedimientos de exportación para alimentar catálogos colectivos (REBIUN, URBIS), la gestión de desideratas, la carga y extracción de datos para la elaboración de estadísticas, la configuración de reglas de circulación, la carga automatizada de lectores, la creación de conjuntos de registros para su posterior tratamiento, los procedimiento de autenticación, etc.

Por otra parte, el hecho de que Primo, la interfaz de usuario sea una aplicación separada, aunque tiene el inconveniente del retraso en la actualización de datos, presenta la ventaja de su gran flexibilidad, que ha permitido la adaptación de la presentación de los registros de archivos y del catálogo de autoridades. La nueva versión de Primo, denominada Primo VE, integrada dentro de Alma y que ya están usando algunos clientes, resuelve el problema del desfase en la actualización, pero presenta algunos otros problemas y por nuestra parte esperaremos a que esté más madura para empezar a usarla.

Ha sido especialmente gratificante ver que la resistencia al cambio, aunque naturalmente ha existido, ha sido mucho menor de lo esperada, y que la mayor parte del personal de URICI y de las bibliotecas y archivos se ha implicado en el proyecto y ha hecho un gran esfuerzo para que el cambio fuese lo menos traumático posible, cosa que hemos conseguido entre todos. Ahora solo queda seguir trabajando para acabar de cerrar el proyecto e ir incorporando las mejoras que mensualmente aparecen en Alma, que con toda seguridad será un sistema con el que tendremos que convivir durante bastante tiempo. Tener unos años de respiro sin tener que hacer cambios de gran calado en los sistemas diarios de trabajo tampoco estará mal.