Enredadera, nº 33, julio 2019

Teresa Abejón Peña teresa.abejon@cchs.csic.es Unidad de Análisis Documental y Producción de Bases de datos. Centro de Ciencias Humanas y Sociales (CCHS-CSIC) Madrid

Resumen: Se presenta ÍnDICEs-CSIC como interfaz de acceso a las Bases de Datos Bibliográficas del CSIC que incorpora servicios personalizados para los usuarios acreditados y mejoras en algunas funcionalidades. Tras la descripción de las características más novedosas del portal con respecto a la interfaz de consulta anterior, se exponen las modalidades de acceso y se destacan sus valores distintivos, así como su interés para el mundo académico.

Palabras claves: Bases de datos bibliográficas; Revistas científicas; ÍnDICEs-CSIC

El portal ÍnDICEs-CSIC ofrece desde julio de 2018 un acceso renovado a los contenidos que antes se presentaban como Bases de datos Bibliográficas del CSIC (ICYT, IME e ISOC). En este recurso bibliográfico multidisciplinar, cuya dirección es https://indices.csic.es/, se integran y difunden principalmente artículos de investigación publicados en revistas científicas españolas.

La entidad productora, el Centro de Ciencias Humanas y Sociales (CCHS) del CSIC, se ha implicado en un proceso de renovación tecnológica y migración de datos para asegurar y mejorar el acceso a la información contenida en estos recursos que nacieron en la década de 1970 y fueron pioneros en la primera fase del desarrollo de bases de datos científico-técnicas en España.

En cuanto a su cobertura, actualmente[1] hay datos correspondientes a 4.168 revistas de tipo científico de todos los campos del conocimiento, pero solo 1.645 están vigentes y seleccionadas para el vaciado de artículos[2]. El número global de documentos reseñados llega a 1.302.375. Por áreas temáticas, en ÍnDICEs-CSIC se recogen artículos de 1.538 revistas de ciencias sociales, 1.178 de ciencias humanas, 686 de ciencia y tecnología, 473 de ciencias médicas y 374 multidisciplinares.

Para ser seleccionadas las revistas deben estar publicadas en España. Se considera que una revista es científica y, por tanto, candidata a ser indexada en esta base de datos, siguiendo los criterios y la metodología de Latindex. Se garantiza así además un nivel adecuado en cuanto a la calidad en la gestión editorial. Por esta razón, es necesario que las revistas consten en el «Catálogo» de Latindex.

Características de la nueva interfaz

Los usuarios familiarizados con la interfaz de consulta anterior encontrarán muchas novedades, pues hay modificaciones en la estructura de los datos, en las opciones de consulta y en otras funcionalidades, y se incluyen además servicios personalizados.

El sistema se ha planteado para que el usuario pueda recuperar mucha información de manera sencilla e intuitiva y tenga mejores opciones para filtrar posteriormente los resultados. No obstante, se mantienen las opciones de búsqueda más complejas para poder definir búsquedas muy precisas.

En cuanto al directorio de revistas, se ha realizado una importante renovación de su estructura, acompañada de la inclusión de campos nuevos. No obstante, la principal novedad es la conexión con la base de datos de documentos, que permite la navegación por volúmenes y números de cada revista.

En la base de datos de documentos se han ampliado considerablemente las opciones para filtrar los resultados por facetas, y hay bastantes novedades que afectan a la búsqueda avanzada y la búsqueda por índices, pues se ha creado un nuevo campo denominado materias que agrupa los anteriores campos denominados descriptores, identificadores, topónimos, siglos, décadas y las palabras candidatas a ser descriptores controlados. No obstante, es posible consultar aún por separado los índices de las materias etiquetadas como descriptores, identificadores y topónimos.

Hay también novedades en cuanto a opciones de visualización y gestión de resultados, pero lo más significativo son los servicios personalizados que están disponibles únicamente para los usuarios suscriptores o autorizados. Estos usuarios tienen la opción ‘Alertas’ con la que es posible definir varios temas de interés para recibir avisos mensuales sobre incorporación de nuevas revistas o nuevos documentos y la opción ‘Mis búsquedas’, con la que es posible guardar cualquier búsqueda almacenada en el Historial para volver a lanzarla posteriormente en otra sesión de consulta.

Modalidades de acceso

Aunque cualquier usuario puede consultar ÍnDICEs-CSIC, el acceso a todos los datos, funcionalidades y servicios solo está disponible para suscriptores y colaboradores. En las secciones "Suscripción" e "Información para editores" del portal se detallan las condiciones para este acceso integral.

En la versión gratuita tan solo es posible buscar por autor, título del artículo, título de la revista y año de publicación. En cambio, en la modalidad de pago, hay cuatro opciones de búsqueda: la búsqueda simple, la búsqueda avanzada (que permite limitar las búsquedas en cualquier campo de los registros y combinarlas con los operadores booleanos), la búsqueda experta (que permite construir una estrategia de acuerdo con una sintaxis determinada) y la búsqueda por índices (que permite seleccionar los términos de cuatro índices: materias, descriptores, identificadores y topónimos). Además, los suscriptores pueden filtrar los resultados por 13 facetas diferentes.

En cuanto a las opciones de visualización y gestión de resultados, también están muy limitadas en el caso de los usuarios no autorizados, pues solo se ofrece información de algunos campos del documento seleccionado y solo el formato PDF está disponible. Únicamente los usuarios autorizados pueden guardar resultados o estrategias para consultas posteriores, o exportar los resultados obtenidos con distintos formatos. Por otra parte, el acceso gratuito solo permite observar el resultado de los filtros -las facetas de determinados campos y sus respectivas cantidades de documentos-, pero a modo informativo y no editable.

Valor para el mundo académico

Hay elementos de calidad que distinguen esta fuente de información de otros sistemas referenciales. Se trata de un sistema documental analítico basado en la descripción en profundidad del contenido temático de los documentos a través de los términos especializados de las distintas disciplinas. Cada documento incorporado se adscribe a una clasificación especializada de elaboración propia, que refleja las peculiaridades metodológicas y taxonómicas de cada disciplina. Los técnicos documentalistas asignan materias y clasificación a cada artículo, teniendo en cuenta la significación y el contexto. Este sistema de análisis, la inclusión de resúmenes de autor, las opciones de la interfaz de consulta y el potente motor de búsqueda, facilitan una recuperación de la información más eficaz y hacen posible que los estudiosos y profesionales obtengan resultados realmente pertinentes y ajustados a sus necesidades de información en las distintas especialidades científicas.

Cabe destacar también otros dos aspectos que distinguen esta base de datos de otros recursos similares en cobertura, o de los agregadores de revistas electrónicas, y que resultan de particular interés. Se trata de la inclusión de datos de filiación institucional de los autores, que permite identificar las principales entidades que trabajan a nivel estatal en una determinada área de investigación, y del sistema riguroso de selección de publicaciones que se aplica desde el año 2006. Esto último asegura que los documentos referenciados sean de interés académico, científico o técnico-profesional.

El reto de la actualización de datos

La renovación de la interfaz de acceso era necesaria para satisfacer mejor las necesidades de usuarios y colaboradores, mejorar algunas funcionalidades y asegurar el mantenimiento de los datos, pero ha obligado al equipo técnico de documentalistas a centrarse en el periodo 2017-2018 en un proceso de migración y depuración de datos que ha repercutido en un retraso en la incorporación de datos de los artículos editados recientemente. Estas tareas de depuración eran imprescindibles tras sumar en una única base de datos las antiguas ICYT, IME e ISOC, pues era necesario adaptar un volumen importante de registros de las primeras etapas de estos tres ficheros a la nueva plataforma. Algunos trabajos, como la corrección del índice único de materias o la unificación de nombres de autores, aún están en curso y pueden afectar a algunas funcionalidades. Las tareas de comprobación y eliminación de duplicados, en cambio, han concluido. En la sección de "Avisos" del portal hay varias notas que informan sobre el estado de estas tareas, la actualización de las distintas áreas temáticas y la política de cobertura asignada a las revistas.

Por otra parte, la producción científica española editada en revistas no deja de aumentar y, aunque la nueva aplicación facilita la colaboración de los editores y la mayor automatización de la incorporación de datos, afrontar la desactualización progresiva de algunas áreas temáticas de ÍnDICEs-CSIC supone un gran desafío. Los usuarios del sector biomédico, por ejemplo, que se han mostrado interesados en conocer la situación actual de los datos de las revistas de medicina, ya saben que la Unidad de Análisis Documental y Producción de Bases de datos del CCHS tiene desde hace poco la posibilidad técnica de abordar el trabajo de actualización pero que, debido a sus recursos humanos limitados, no puede asumir la actualización de lo que era la base de datos IME o la incorporación de nuevas revistas de ciencias médicas en el directorio. Los problemas son similares para la actualización de otras áreas temáticas, especialmente las de las ciencias sociales, como las ciencias jurídicas, con un gran volumen de producción científica editada en revistas españolas.

La nueva aplicación facilita la colaboración de los editores, y esto está empezando a dar algunos resultados, pero en la situación actual es complicado garantizar una actualización completa de todas las áreas temáticas o de todas las revistas seleccionadas, salvo que surjan vías de dotación de recursos humanos o se cuente con la colaboración de instituciones interesadas.

En cualquier caso, esperamos que el esfuerzo realizado por el CSIC para poner a disposición de los usuarios el nuevo portal, redunde en un mayor uso de este recurso bibliográfico y en su utilidad para descubrir y acceder a la producción científica española publicada en revistas.