Enredadera, nº 32, diciembre 2018
Alejandro Jiménez |   |
Resumen: Una breve reflexión sobre la relación entre las normas bibliotecarias y su implementación en los sistemas integrados de gestión bibliotecaria. Algunos ejemplos de nuevas funcionalidades de Alma y su puesta en marcha en la biblioteca Tomás Navarro Tomás.
Palabras clave: Sistema integrado de gestión bibliotecaria; ALMA; Biblioteca Tomás Navarro Tomás.
Sistemas integrados de gestión
Desde la creación de las primeras bibliotecas ha existido la necesidad de normalizar los trabajos, procesos y herramientas que han posibilitado y definido la biblioteca como tal. Esas normas intentan establecer cómo se relacionan los distintos elementos que forman la biblioteca:
- Los documentos con su representación.
- Los documentos entre sí.
- Los documentos y los bibliotecarios.
- Los documentos y los usuarios.
- Los usuarios y los bibliotecarios.
En los últimos cien años, esa necesidad normalizadora ha alcanzado los más altos niveles de desarrollo y complejidad fundamentalmente a la hora de definir los dos primeros tipos de relaciones, las de los documentos con su representación y la relación entre los propios documentos.
Instituciones gubernamentales, bibliotecas nacionales, consejos de cooperación y asociaciones de bibliotecarios se han reunido en conferencias, comités y subcomités en los que se ha redactado una amplia gama de modelos conceptuales, principios internacionales, estándares, formatos y esquemas que han intentado dotar a los bibliotecarios de los instrumentos adecuados para realizar la que quizá sea la más peculiar labor del bibliotecario, la catalogación.
No obstante, en esta descripción, hemos obviado unos actores fundamentales y que, propiamente, no pertenecen al ámbito de las bibliotecas. En efecto, ese caudal de normas toma cuerpo y se utilizan a través de sistemas de gestión de bibliotecas que son diseñados, creados, mantenidos y comercializados por empresas. Estos sistemas informáticos que se utilizan, más que para organizar el trabajo de la biblioteca, para automatizar esa organización (ya que si la biblioteca no está organizada la automatización solo aportará un nivel más alto de desorganización) deben ser útiles a la hora de tomar decisiones, coordinar y realizar los trabajos y, en último término, poder ser evaluados.
Sin embargo, los primeros sistemas de gestión bibliotecaria tenían un objetivo más modesto: automatizar el proceso de catalogación. Los primeros sistemas de gestión se limitaban a funcionar como un catálogo automático. Con el paso del tiempo y el desarrollo de nuevas tecnologías, las normas y los sistemas se han ido actualizando y se han planteado nuevos retos: la aparición de documentos electrónicos, catálogos colectivos, intercambio de registros, importaciones masivas o la interconexión de diferentes catálogos y de los datos que contienen. El formato MARC, por ejemplo, ha desarrollado múltiples variaciones, diferentes versiones, (bibliográfico, fondos y localizaciones, autoridades) con cientos de campos y miles de subcampos e indicadores. Aun así, existe la sensación de que, alejados de las bibliotecas, otros actores ganan la partida en un cada vez más extendido universo de la información. Y es que la catalogación y el catálogo, a pesar de todo, sigue ligada a usos y conceptos (como un cierto entusiasmo por las abreviaturas latinas o el uso de los denominados encabezamientos) que sólo cobran su explicación en el pasado.
Parece evidente que los sistemas de bibliotecas modernos tienen que explorar nuevas funcionalidades y ofrecer otro tipo de soluciones. Pero si la implementación de los procesos normalizados de lo que aquí hemos llamado relaciones entre los documentos y sus referencias, suponen cierta tensión entre el mundo bibliotecario y los sistemas de gestión, los procesos que engloban otro tipo de relaciones se presentan como un ámbito de mayor libertad para estos últimos. El escaso desarrollo de la normalización bibliotecaria en ese sentido es, seguramente, consecuencia de que no se trata de procesos estrictamente bibliotecarios y que pueden ser utilizados esquemas de otros ámbitos de la gestión.
Pero, ¿quién cuida de que los sistemas se adecuen a las necesidades de los distintos tipos de bibliotecas en cuanto a su función o tamaño? es decir, ¿en qué medida las decisiones de las empresas propietarias son permeables y están coordinadas con las de los propios bibliotecarios, ya que aquellos son los encargados de implementar las normas que estos han ido creando? Es más, las empresas toman sus propias decisiones y crean normas que afectan al trabajo de las bibliotecas. Por ejemplo, cualquier sistema de gestión ha implementado un editor de formato MARC, y es capaz de desarrollar en su OPAC algunas de sus funcionalidades, pero es la empresa la que ha decidido cómo son los registros de ejemplares o los de usuarios y qué tipo de relaciones se establecen entre ellos.
No hay que olvidar que los sistemas de gestión suelen incluir en su definición el concepto de “integrado”. Integrar es acoplar o incorporar una parte a un todo. Los sistemas de gestión se definen como integrados porque pretenden agrupar e interrelacionar toda la información sobre las entidades y procesos que configuran la biblioteca. Dicho de otro modo, un buen sistema de gestión (o, al menos, uno integrado) debería contener la información que requiere y genera cada departamento y servicio de una biblioteca (adquisiciones, préstamo interbibliotecario, difusión de la información) y abandonar cualquier tipo de subsistema separado: listados, ficheros, bases de datos. La pregunta más urgente en relación al cambio de un sistema de gestión en una biblioteca debería ser ¿ha logrado la biblioteca la plena integración de su sistema?
Por supuesto, aunque la plena integración no es más que un objetivo ideal, cualquier cambio debería ir dirigido a aproximarse a esa meta. En el caso que nos ocupa, la migración desde Aleph hasta Alma, el nuevo sistema de gestión ofrece ciertas funcionalidades con las que antes no contábamos. En la biblioteca Tomás Navarro Tomás estamos intentando probar y poner en marcha alguna de ellas. Lo que sigue, son algunos ejemplos de ese esfuerzo.
El préstamo ampliado.
Simplificando mucho, la labor del bibliotecario consiste en estructurar un espacio donde poder colocar y recuperar algo (un dato, una información, un libro) con el fin de poner a disposición del usuario ese algo. Esa relación entre el documento y el usuario se conoce como préstamo.
Una novedad en Alma, nuestro nuevo sistema de gestión, consiste en modular la definición de préstamo y manejar de cierta manera lo que sucede cuando ese objeto (el libro) no está ni en su lugar, ni con el usuario. Es evidente, por otra parte, que esa modulación tiene mayor sentido cuanto mayor sea el espacio que gestiona el bibliotecario.
Un primer ejemplo: un libro llama la atención de un usuario que pasea entre las estanterías. Lo toma, lo ojea, tal vez ocupe un puesto de lectura para revisarlo con más detenimiento. Finalmente, siguiendo las instrucciones del cartel, lo deposita en un carro a la espera de que el bibliotecario lo vuelva a colocar en su lugar. ¿Es eso un préstamo? Desde luego, aunque sutil, ha existido relación entre el libro y el lector. Pero, ajena al sistema, se ha perdido. Alma, en la vista “Escanear ejemplares”, viene configurada por defecto con la opción “Registrar uso interno”. Si el bibliotecario apunta el código de barras y posteriormente lo “escanea” o, si la biblioteca cuenta con algún sistema de lectura móvil, puede registrar en un período de tiempo cuáles son esos documentos que llaman la atención del usuario, qué tipologías o a qué zonas pertenecen.
Un segundo ejemplo: el fin de la biblioteca es poner a disposición del usuario el documento. Pero como la biblioteca tiene siempre más de un usuario, sólo se consigue la máxima disposición, restringiéndola. Pueden existir varios motivos para decidir que un libro no se presta, aunque no se me ocurren demasiados para prohibir que se consulten. Esta distinción entre el préstamo domiciliario y el préstamo en sala, que no siempre ha sido visible en los sistemas de gestión, sí se ha previsto en Alma. Con la ayuda de la URICI, en la biblioteca Tomás Navarro Tomás, se ha configurado la “Sala de lectura”. Se trata de una especie de mostrador que tiene asignada la gestión de algunas colecciones. Cuando un usuario solicita un libro que no se presta, el sistema vincula esa solicitud a la "Sala de lectura". El proceso que sigue es idéntico a cualquier reserva salvo por el hecho de que, finalmente, el libro tiene que ser “escaneado” en la "Sala de lectura". Así pues, ahora, los libros que no se prestan, se prestan.
Órdenes de trabajo
El préstamo es un tipo de proceso en el que, tan fundamental como el espacio, es el tiempo. De hecho, un proceso es acción y transcurso en el tiempo. Por eso, un registro de préstamo debería incluir como mínimo el identificador del usuario, el identificador del documento y, al menos, tres fechas... porque necesitamos saber dónde está el libro y hasta cuándo.
El préstamo no es el único proceso que sucede en una biblioteca. Alma presenta algunas herramientas para manejar procesos y cada biblioteca debe decidir qué procesos pueden ser manejados a través del sistema. Por ejemplo, los registros de ejemplar, poseen varios campos para definir ubicaciones temporales que, como los préstamos, están ligadas a una fecha de devolución.
De todos modos, hay que dejar claro que un proceso no es un atributo de la entidad (del documento), es decir, mientras que para modificar la signatura (el espacio) de un libro basta con que se modifique un atributo de su registro, para prestarlo tengo que realizar una acción, y será esa acción la que “dispare” el proceso.
En Alma, un ejemplar, por defecto, puede tener diferentes tipos de proceso. Como hemos visto puede estar “prestado”, pero también puede estar “perdido” o “desaparecido” o “solicitado” o “en tránsito”. Lo más interesante, no obstante, es que a través de las “Ordenes de trabajo” se pueden configurar otros procesos en función de las necesidades de cada biblioteca.
Estas “Órdenes de trabajo” no son más que solicitudes que los bibliotecarios pueden hacer sobre ejemplares de su colección y que tienen la capacidad de generar procesos. En la biblioteca Tomás Navarro Tomás, siempre con la ayuda de la URICI, se ha configurado la “Orden de trabajo” “Proceso técnico” así como el departamento del mismo nombre. Este departamento, cada vez que un bibliotecario lanza una orden para solicitar que se realice un trabajo sobre un ejemplar concreto, recibe un aviso que incluye la información sobre dónde tiene que recoger el documento, qué es lo que tiene que hacer con él y hasta qué fecha.
Una vez solucionado el problema, el personal del departamento "escaneará" el código de barras del ítem como hecho y el volumen, siguiendo el proceso, será colocado de nuevo en su lugar.
Las ventajas más evidentes son que no hay que salir del sistema ni volver a copiar en otro la información bibliográfica y del ejemplar, que los datos estadísticos serán recuperables y congruentes con el sistema y que el sistema tiene en todo momento el control sobre dónde está el ítem. Se consigue así, uno de los objetivos que nos habíamos propuesto: mayor integración. Esperamos que en el futuro se puedan alcanzar más.
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