ALMA, la nueva plataforma de gestión de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC

Enredadera, nº 31, junio 2018

Gaspar Olmedo
gaspar.olmedo@csic.es
Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación (URICI-CSIC)
Sevilla

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Resumen: Después de casi 30 años utilizando el sistema de gestión de bibliotecas Aleph, la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC ha llevado a cabo la migración de sus catálogos a la nueva plataforma de servicios bibliotecarios Alma. Aunque ambos sistemas son del mismo proveedor (Ex Libris), la migración, que se llevó a cabo entre septiembre de 2017 y marzo de 2018, no ha estado exenta de dificultades.

Palabras clave: ALMA; ALEPH; SIGB; Sistema integrado de gestión bibliotecaria; Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC

 

En 1984, como parte del movimiento de modernización general del Consejo Superior de Investigaciones Científicas y del conjunto de la sociedad española que se produjo con la llegada de la democracia, y aprovechando la irrupción de las nuevas tecnologías de la información, el CSIC pone en marcha el Programa de Informatización de Bibliotecas (PRIBIC), dirigido por Victoria Oliver, con el objetivo de automatizar los catálogos de las bibliotecas del CSIC. Los primeros pasos se dan utilizando el software del que ya disponía el ICYT para la elaboración de sus bases de datos, pero pronto se hace patente la necesidad de contar con una aplicación específica y el Centro de Cálculo del CSIC incluye en su negociación para la adquisición del nuevo ordenador CYBER 180/855 de Control Data Corporation el paquete Aleph, que utilizaban las bibliotecas de la Universidad de Jerusalén. De esta forma el CSIC se convierte en la primera institución en usar Aleph fuera de Israel, siendo su proyecto de automatización de bibliotecas uno de los primeros en España[1].

Utilizando el programa Aleph, cuya primera versión recibió bastantes críticas de la comunidad bibliotecaria por no utilizar el formato Marc de forma nativa, el Programa de Informatización de Bibliotecas tarda aún algunos años en tomar verdadero impulso debido fundamentalmente a la dificultad de acometer la conversión retrospectiva de los catálogos de forma masiva. La automatización se asienta ya de una forma definitiva en 1990 con la conversión de PRIBIC en Unidad de Coordinación de Bibliotecas, un cambio que da idea de la ampliación de los objetivos y funciones del primitivo Programa de Informatización.

Durante todos estos años, Aleph ha demostrado ser una herramienta muy útil para el trabajo diario de las bibliotecas y la gestión de la colección en las bibliotecas del CSIC. Ha sido además un producto versátil que se ha ido adaptando a los cambios tecnológicos con bastante agilidad, ya que de las primeras versiones del programa a las últimas la diferencia es enorme. Esto le ha permitido tener una larga vida de más de 30 años, algo no muy común en el cambiante mundo del software. Pero es inevitable que cada cierto tiempo los cambios acumulados en una aplicación informática hagan más rentable rediseñarla desde la base que acometer su transformación y este momento ha llegado para Aleph y para el software de bibliotecas en general, de la mano de diversos factores, tanto propiamente bibliotecarios, como tecnológicos. A nivel de gestión bibliotecaria ha sido fundamental la generalización de las publicaciones electrónicas, para cuya gestión los Sistemas Integrados de Gestión de Bibliotecas no se encontraban preparados. Este problema se ha ido solventando durante algunos años con modificaciones puntuales y con el uso de aplicaciones adicionales, pero con el tiempo se ha hecho evidente la necesidad de acometer un cambio en profundidad. A nivel tecnológico la mejora de las comunicaciones, las exigencias cada vez mayores en materia de seguridad, el coste de mantenimiento y gestión de los sistemas informáticos y la necesidad de actualización continua de las aplicaciones son factores que han favorecido la transición desde sistemas instalados en servidores propios hacia otros que se encuentran en centros de procesos de datos ajenos, en los que el proveedor se encarga de toda la gestión propiamente informática y el cliente no contrata una aplicación informática, sino los servicios que esta provee (modelo SaaS, software como servicio, por sus iniciales en inglés). Por último, a nivel de usuario, el paradigma Google, ha obligado a las bibliotecas a replantearse desde la base el diseño de las interficies de usuario. Puntos únicos de búsqueda, ordenación por relevancia, potenciación de la búsqueda simple en detrimento de la búsqueda avanzada y de la navegación por índices, falta de visibilidad de las autoridades, que aunque siguen siendo importantes en el enriquecimiento de los registros de cara a su recuperación se mantienen en un segundo plano y filtrado por facetas son algunas de las características más relevantes de los nuevos catálogos.

Llegados a este punto, la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC se planteó la conveniencia de sustituir el SIGB Aleph por un sistema de nueva generación, y Alma era la opción más evidente, ya que además de tratarse del sistema más extendido y desarrollado de entre los de su clase, al ser un producto de la misma empresa que Aleph la migración sería menos complicada y se podría enfocar como una actualización de software. En 2016, tras varios meses de negociación y de presentación de ofertas y contraofertas, la Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación (URICI) del CSIC y la empresa Ex Libris firmaron un acuerdo para llevar a cabo la sustitución de Aleph y SFX por Alma a principios de 2018, con un calendario que contemplaba un período de implementación y migración de seis meses. El comienzo de la migración sufrió un retraso de tres meses, y en septiembre de 2017 comenzó oficialmente, completándose el 26 de marzo de 2018, día en que las bibliotecas y archivos del CSIC comenzaron a trabajar con el nuevo sistema.

Aun tratándose de aplicaciones del mismo proveedor, el cambio no ha sido sencillo. Entre las dificultades más importantes que hemos encontrado en la implementación cabe reseñar: la necesidad de combinar datos, no siempre concordantes, provenientes de dos catálogos diferenciados (Bibliográfico y Archivos) y de dos aplicaciones distintas (Aleph y SFX); los problemas para adaptar la estructura de existencias y ejemplares de Alma, muy rígidos, a la realidad enormemente heterogénea de las bibliotecas y archivos del CSIC; la dificultad análoga para adaptar los esquemas de definición de las políticas de circulación; la pobre gestión de autoridades que hace Alma; y, la escasez de materiales de formación en español.

Cabe destacar que una vez puesto en marcha Alma en el plazo previsto, la implicación y la colaboración del personal de las bibliotecas y archivos está siendo total y que ya comenzamos a percibir las ventajas de la aplicación en cuanto a su actualización continua, automatización de procesos, facilidad de mantenimiento, unificación de la gestión de recursos físicos y electrónicos y potencia de extracción de informes y datos, si bien es cierto que aún quedan muchos flecos por arreglar y mucho ajuste fino que llevar cabo. La percepción es que el aprendizaje y ajuste de Alma no son sencillos y que aún pasarán bastantes meses antes de que las bibliotecas y archivos del CSIC empiecen a extraer todo el potencial de la aplicación.

 

 

[1] Sobre los primeros años de la automatización en las bibliotecas del CSIC, ver: Oliver, V. (1984). “Hacia una red informatizada de bibliotecas del CSIC.” En: Primeras Jornadas Españolas de Documentación Automatizada (Madrid. 1984). p. 317-330 http://www.fesabid.org/sites/default/files/images/actas/1984-Madrid.pdf y Pérez-Montes Salmerón, C. y A. Herrero Pertierra (1986). “La informática como futuro de las bibliotecas. Un paquete de automatización: Aleph.” En: Segundas Jornadas Españolas de Documentación Automatizada. (Torremolinos, 1986). p. 299-312. http://www.fesabid.org/sites/default/files/images/actas/1986-Malaga.pdf

 

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