Enredadera, nº 30, diciembre 2017
Gaspar Olmedo |   |
Ya avanzamos en el último número de Enredadera que la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC firmó a finales de 2016 un contrato con la empresa Ex Libris para la sustitución del actual sistema de gestión de bibliotecas, Aleph, por Alma, la nueva plataforma de servicios bibliotecarios desarrollada por esta empresa. Ahora ya podemos deciros que este proceso está en marcha desde julio de 2017 y se encuentra avanzando a buen ritmo, de forma que, si se cumplen los plazos, y la empresa es muy estricta respecto a este punto por lo que no creemos que se produzcan retrasos, el nuevo sistema se abrirá en el CSIC a finales de marzo de 2018.
La Red de Bibliotecas del CSIC puso en marcha a finales de los años 80 del siglo pasado uno de los primeros catálogos automatizados de España, y desde entonces ha venido utilizando diversas versiones de Aleph. Ahora da un paso adelante con la actualización del sistema Aleph a Alma y se une al grupo de bibliotecas académicas y de investigación españolas que cuentan con sistemas bibliotecarios de última generación, que integran en una misma aplicación la gestión de recursos físicos y electrónicos. Alma es una plataforma de servicios bibliotecarios que cuenta ya con más de 1000 instalaciones en todo el mundo, y por tanto se puede considerar una aplicación madura.
Como paso previo al proceso de implementación, en URICI se constituyó un equipo de migración formado por nueve personas. Cinco especialistas en las diversas aspectos funcionales de la gestión bibliotecaria (Mario Cottereau, catalogación y aspectos generales; Teresa Bautista, catalogación y recursos electrónicos; Inmaculada Ramos, recursos electrónicos; Amparo Llorente, circulación, adquisiciones y seriadas; y Mercedes Baquero, adquisiciones), un especialista en archivos y estadística (Juan Pedro López), una persona de apoyo informático (Luis Dorado), una persona designada por la Biblioteca Tomás Navarro Tomás, que por sus especiales características hemos pensado que debe estar presente durante todo el proceso de migración (Alejandro Jiménez) y yo mismo, como jefe de proyecto y enlace con Ex Libris. Desde septiembre este equipo está manteniendo reuniones semanales con el personal de Ex Libris para ir avanzando en el proyecto.
La implementación de Alma se estructura en tres fases:
1. Pre-implementación: en esta fase hemos estado trabajando desde julio hasta octubre, llevando a cabo una revisión y limpieza de datos en Aleph y pensando cómo adaptar la configuración y los flujos de trabajo actualmente existentes en Aleph a la forma de funcionar de Alma para sacar el mayor partido posible al nuevo sistema de gestión. A partir de septiembre comenzó, mediante videos y reuniones con Ex Libris, la formación del equipo de implementación en el uso y configuración de Alma.
2. Carga de prueba y configuración del sistema: en noviembre de 2017 se hizo una carga de los datos reales desde Aleph y SFX a Alma. Sobre estos datos reales URICI y Ex Libris están trabajando para localizar y solucionar los problemas que se hayan producido en la migración e implementar la configuración definitiva de Alma para el CSIC.
3. Carga definitiva y puesta en marcha: una vez fijada la configuración de Alma para el CSIC, se borrarán los datos de la carga de prueba y en la segunda semana de marzo se procederá a la carga definitiva de datos. A partir de ese momento solo se podrá seguir utilizando el módulo de circulación de Aleph. Una vez que se haya comprobado que la carga definitiva de los datos se hizo de forma correcta, se suspenderá todo el trabajo en Aleph, incluida la circulación y se hará una sincronización final de las transacciones de circulación. A partir de ese momento se cerrarán los servicios de usuario del OPAC de Aleph y cualquier cambio que se haga en Aleph se perderá. Entonces se abrirá el acceso a Alma para el personal de las bibliotecas y archivos y se hará el cambio del OPAC sobre Primo de forma transparente para los usuarios. Esta última fase durará unos 11 días. Una vez abierto Alma, Aleph estará aún disponible para el personal de las bibliotecas y archivos durante una par de meses por si hubiera que chequear errores de migración.
En colaboración con Luis Álvarez hemos diseñado un plan de formación para los bibliotecarios y archiveros que se pondrá en marcha a partir de finales de enero de 2018. Este plan incluye dos cursos intensivos del Gabinete de Formación, presentaciones presenciales en las ciudades que cuentan con un número significativo de centros, cursos online específicos sobre el uso de diversos módulos (catalogación, circulación, etc.) y elaboración de materiales de ayuda. El personal de las bibliotecas tendrá acceso también durante este período a una instancia de pruebas de Alma para que se pueda ir familiarizando con el sistema.
La implementación de Alma es un proyecto bastante complejo que supondrá un cambio importante en la forma de trabajo de las bibliotecas y archivos del CSIC, para cuya buena marcha será imprescindible contar con la colaboración de todos. Aunque durante un tiempo este cambio nos pueda acarrear dificultades e incomodidades, estamos seguros de que a medio plazo beneficiará de forma significativa a toda la Red. Desde URICI queremos dar las gracias a toda la comunidad bibliotecaria y archivera del CSIC por su implicación, colaboración y comprensión.
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