Archivos CSIC: avances recientes

Juan Pedro López Monjón. URICI (Madrid)

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Logotipo de los Archivos del CSIC

Logotipo de Archivos CSIC

En el número 17 de Enredadera publicaba mi primera colaboración en nuestra revista que, no podía ser de otro modo, estaba dedicada a los Archivos. En ese artículo hablé del impulso que la Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación (por aquel entonces Unidad de Coordinación de Bibliotecas) se había propuesto dar a los Archivos del CSIC.

La mayor parte de los objetivos que entonces nos marcamos se han conseguido, algunos con creces y otros, por la propia dinámica del trabajo, se han postergado o sustituido por otros que se han mostrado más necesarios. A nivel general el impulso propuesto se ha conseguido, sin embargo el trabajo, lo sabemos, nunca se termina, surgen nuevos retos, nuevas necesidades y la obligación de plantearse nuevos impulsos que permitan seguir avanzando en una línea de trabajo que en el CSIC aún tiene muchos pasos que dar.

El hecho de dedicar el apartado En directo de este número de Enredadera a los Archivos no deja de ser parte del mismo impulso, que por lo que parece ya será constante, y la oportunidad perfecta para hacer un balance de lo hecho en este tiempo que va desde 2009 hasta hoy.

Quizá la línea de actuación que más se ha trabajado ha sido el Catálogo de Archivos del CSIC, especialmente los temas relacionados con la depuración del mismo, que ya estaban muy avanzados cuando se publicó ese artículo, y la carga de registros desde bases de datos que los Archivos tenían en local en sus sedes. Es esta última línea principalmente (sin olvidar el silencioso y constante trabajo de catalogación que a diario realizan los archiveros) la que ha permitido que el número de registros del catálogo se multiplique casi por 3 desde 2009 pasando de 30.339 a 80.352 registros, lo que ha supuesto que tanto en 2010 como en 2011 se han añadido más de 27.000 registros anuales. Pero estos datos no son nada si no tienen un resultado de visibilidad que es lo que realmente justifica el trabajo hecho con el Catálogo, poner a disposición de los usuarios la información de los fondos que custodiamos en nuestros archivos, así, si en 2008 las sesiones que tuvo el Catálogo de Archivos fueron 6.261, en 2009 fueron 8.402 (un 34,20% más), en 2010 alcanzaron las 11.675 sesiones (un 38,96% más) y en 2011 se llegó a 23.278 sesiones (un 99,38% más). Este incremento del número de sesiones, especialmente el del último año, nos da una idea clara de que la visibilidad aumenta en la misma medida que se alimenta el catálogo con información.

Esta línea de actuación ha sido muy importante especialmente en el Archivo del Centro de Ciencias Humanas y Sociales pues se ha podido (y se sigue afortunadamente) recuperar la información que el archivo había ido trabajando en años anteriores, pero no sólo, también el Archivo del Museo Nacional de Ciencias Naturales ha hecho una importante carga de registros y esperamos que otros archivos con bases de datos en local se animen a trabajar en esta línea que tan buenos resultados da como hemos visto.

Otra línea que ha tenido un importante desarrollo ha sido el incremento de los objetos digitales asociados al catálogo, en este caso por dos vías, los primeros proyectos de digitalización de fondos archivísticos según el Plan Director de Digitalización de la Red en los que el Archivo del Museo Nacional de Ciencias Naturales ha sido el principal participante; y el volcado de digitalizaciones previas que tenían los archivos en cuyo caso ha sido el Archivo del Centro de Ciencias Humanas y Sociales quien más ha aportado con digitalizaciones asociadas a los fondos descritos en las bases de datos que se han cargado, tal como antes se ha comentado. Incrementar, como se ha hecho, el número de objetos digitales es otro factor que añade visibilidad a nuestros fondos dado que desde abril de 2010, fecha en que el Catálogo de Archivos se configuró como servidor OAI, los fondos digitalizados son recuperables por recolectores como Hispana, WorldCat, etc.

Los registros y objetos digitales incluidos mediante el volcado de bases de datos o dentro del Plan Director de Digitalización pertenecen a los siguientes archivos y fondos:

Archivo del Centro de Ciencias Humanas y Sociales:

Además está muy avanzada la preparación de las bases de datos de la Sección Pintura de la Colección General del Archivo Fotográfico (11.406 registros) y la de fotografías en soportes plásticos del Fondo Gómez Moreno / Orueta y el Fondo Diego Angulo (3.616 registros unidos en una única base). Ambas bases es muy probable que ya estén cargados cuando se publique este artículo.

Archivo del Museo Nacional de Ciencias Naturales:

  • Colecciones fotográficas e iconográficas: 5474 registros dentro de los casi 11.000 registros con que cuenta ya catalogados en Aleph el Fondo Especial del Museo Nacional de Ciencias Naturales, con 158 objetos digitales del fondo Royo Gómez y 642 del fondo Hernández Pacheco. Sobre esta carga se hizo una entrada en ECo.
  • Dentro del Plan Director de Archivos se han incluido recientemente los 170 objetos digitales del primer proyecto de digitalización de documentación de archivos bajo sus pautas, una selección del Fondo de Personal Científico, y está en proceso de digitalización el proyecto sobre el Fondo Ignacio Bolívar.

Por otro lado, la web de Archivos ha incrementado su información con un directorio de personal y de archivos que ha facilitado la localización y presentación de los mismos. Recientemente, con la publicación de la nueva web, también se ha ampliado su información con la presentación de los servicios que dan los archivos y con una página de recursos de interés archivístico que esperamos sea de utilidad no sólo a nuestros archiveros, también al resto de profesionales. Pero es evidente que la web tiene que aumentar su visibilidad e información y a esta tarea vamos a dedicar parte de nuestro tiempo en 2012.

Otra línea de trabajo que ha sido importante estos últimos años ha sido el desarrollo normativo cuyos resultados han sido dos documentos: la normativa de consultas y la política de aceptación de fondos archivísticos en Archivos y Bibliotecas del CSIC (enlace con acceso limitado a personal del CSIC). Ambos han servido para establecer una dinámica de actuación común y para facilitar la resolución de las necesidades de los archivos. De igual manera, el desarrollo normativo sigue siendo una línea de trabajo en constante evolución pues las necesidades de archivos y usuarios lo demuestran, de modo que se seguirá ampliando con las normativas más perentorias.

Finalmente, en estos últimos meses, se ha trabajado en la preparación de un borrador de Plan de Actuación de los Archivos del CSIC que sirva de marco organizador y referencia para el definitivo desarrollo de los Archivos en el CSIC. Este primer borrador se presentó a los responsables en la última reunión del grupo de archivos el pasado 16 de diciembre. Fue una primera puesta en común de este documento que va a ser analizado por los responsables de los archivos que plantearán sus propuestas al grupo de trabajo creado al efecto para el desarrollo del Plan y que iniciará sus actividades en breve buscando avanzar en su redacción definitiva, en establecer las prioridades de actuación y en adquirir compromisos de realización por parte de todos. Estoy seguro de que el resultado no sólo será útil para facilitar el trabajo de todos sino también imprescindible para que los Archivos del CSIC se consoliden dentro de la institución.

A nivel institucional la creación y estructuración del Sistema de Información Científica que se aprobó por resolución del Presidente de 31 de mayo de 2011, publicada en BO.CSIC el 2 de junio supone también un elemento importante para el impulso definitivo de los Archivos en el CSIC, de ello se habla en otro artículo de este número de Enredadera por lo que no es necesario que insista.

Por todo lo expuesto, pero sobre todo por el trabajo realizado desde los Archivos, que han colaborado intensamente con la URICI en el desarrollo de todas las líneas de trabajo que se han comentado, creo que el camino iniciado en 1998 va tomando una forma cada vez más cercana a la que los primeros profesionales que trabajaron en los archivos del CSIC deseaban. El impulso que se ha podido dar desde 2009 ha tenido importantes resultados y son suficientes argumentos para tener claro, como lo tengo, que vamos a darle un nuevo impulso a los Archivos del CSIC, posiblemente éste definitivo para su consolidación y para que se desarrolle en un futuro no muy lejano, por qué no, un Sistema de Archivos en el CSIC.

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