Juana Molina Nortes. URICI (Madrid)

Planero

Una de las líneas de acción estratégicas contempladas en el Plan de Acción 2011 de la Agencia estatal CSIC, ha estado basada en el establecimiento de la nueva estructura del “Sistema de Información Científica” (SIC) de la institución. Lo cierto es que era necesario abordar este aspecto, porque el panorama de los agentes involucrados en la información científica ha cambiado considerablemente en los últimos años en nuestro organismo. Bien por la supresión de antiguos centros, como ocurrió en el año 2007 con la desaparición del CINDOC y la adscripción de sus bases de datos al IEDCYT, o bien por la necesidad de coordinar más eficazmente el aumento de competencias en materia de información científica llevadas a cabo por distintas unidades.

Dicho Plan de Acción se construye a lo largo del año, dictando resoluciones de carácter interno con el fin de llevarlo a cabo. Concretamente, la resolución que estructura el Sistema de Información Científica del CSIC se aprueba por el Presidente con fecha 31 de mayo y se hace pública en la Intranet el 2 de junio de 2011.

La finalidad de la resolución, según se desprende de su texto introductorio, es que todos los agentes del CSIC implicados en funciones y actividades relacionadas con la información científica, estén coordinados para mejorar el servicio a los usuarios internos y externos. Para la toma de decisiones y actuaciones del SIC, se crea un órgano colegiado que es la “Comisión de Política de Información Científica”, formada por la Vicepresidencia Adjunta de Organización y Cultura Científica, la Vicepresidencia Adjunta de Programación Científica, la Vicepresidencia Adjunta de Áreas Científico-Técnicas, la Secretaría General Adjunta de Informática, la Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación y el Departamento de Publicaciones, además de dos científicos en representación del personal investigador.

El presidente de la Comisión es el Vicepresidente de Organización y Relaciones Institucionales y la secretaria es la directora de la antigua Unidad de Coordinación de Bibliotecas y actual Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación (URICI).

La misión genérica del SIC es ofrecer al usuario, de una forma económicamente sostenible, servicios de calidad de información científica que cubran todas las necesidades con las que opera el CSIC. Para conseguir realizar su objetivo, el texto del documento resolutivo establece la creación de nuevos servicios y la mejora de los ya existentes.

En lo que respecta al tema de archivos, menciona que una de las actuaciones que se pretende con el SIC es “la preservación del patrimonio documental del CSIC a través de la creación de una unidad o departamento de archivo CSIC con la orientación técnica de la Subdirección General de Archivos Estatales”. Continúa diciendo que la Comisión del SIC debe velar por el mantenimiento de las herramientas internas que se estimen necesarias sobre los archivos del CSIC, en lo relacionado con los temas de identificación, digitalización, preservación y difusión de la información relevante para la historia de la ciencia.

Desde el punto de vista organizativo, los archivos quedan adscritos a URICI dentro del Subsistema de Información Científica para la Investigación.

Es evidente que en la resolución todas las referencias sobre archivos están abordadas desde una perspectiva patrimonial e histórica, perspectiva que se corresponde, dentro del ciclo vital de los documentos, a la última fase de los mismos. Es decir, a la fase informativa en la que ya han perdido sus otros valores legales, jurídicos y administrativos, y pasan a cumplir una función social como parte de la memoria histórica de la institución.

Pero también es obvio que un Sistema de Información Científica como lo es el SIC, sólo se conciba esa fase patrimonial de los documentos de archivo, dado que su función es servir a la investigación. Aun así, la idea de que un archivo CSIC con fondos patrimoniales esté considerado dentro del sistema, podría ser el germen de un futuro con una perspectiva más amplia, en la que se contemplara la existencia de un Sistema Archivístico Completo, tal y como prevé el recientemente publicado Real Decreto 708/2011 de 18 de noviembre de 2011, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos y su régimen de acceso.

Si en algún futuro en el CSIC se llegara a proyectar un sistema de archivos similar al contexto previsto en esta regla, siempre habría que contar con otros agentes involucrados en el proyecto, agentes con competencias fundamentalmente administrativas, como lo sería el titular de la Secretaría General y otras unidades administrativas adscritas a ésta.

URICI y todo el personal que trabaja con fondos y colecciones de archivo en el CSIC, han sido los protagonistas del avance que se le ha dado a la descripción, preservación y digitalización de fondos a lo largo de todo este tiempo. Ya son casi 14 años los que han transcurrido desde la creación del primer grupo de trabajo de archivos, y es mucho lo que se ha avanzado en la difusión de registros e identificación de fondos.

Son tiempos complicados para cualquier proyecto de gran envergadura, los recortes presupuestarios y la falta de recursos humanos hacen más difícil obtener los resultados deseados. Queda mucha tarea aún por delante, muchos fondos documentales de carácter histórico pendientes de identificar, y tenemos que seguir avanzando en desarrollar una normativa para nuestra institución, que sirva de base para implantar una nueva conciencia archivística en el CSIC.

Estamos de enhorabuena, el hecho de tener un marco como éste beneficia en gran manera a los profesionales de los archivos y en general a toda la comunidad científica, porque el patrimonio documental del CSIC es de un valor extraordinario para la memoria histórica de la ciencia española.