Juan Pedro López Monjón . Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación (Madrid)

En noviembre de 2010 se publicó el Catálogo de indicadores de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC, una herramienta que busca facilitar y posibilitar las tareas de autodiagnóstico de la Red. El catálogo presenta indicadores desde una doble perspectiva: la de la Red en su conjunto (60 indicadores) y la de cada una de las bibliotecas que la conforman (63 indicadores, 38 de ellos obligatorios). Esto implica una diferenciación en los indicadores usados pues sus objetivos son distintos, si bien 40 de ellos se usan en ambas perspectivas con la única diferencia del campo de aplicación, la Red o la Biblioteca.

La publicación y puesta en marcha del catálogo de indicadores ha tenido ya sus propias consecuencias pudiendo establecerse una serie de fases:

• 1ª. Difusión y formación: el catálogo de indicadores se difundió a nivel público a través de la web de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC y a nivel interno en la lista de distribución Biblioteca. En paralelo a esta difusión se realizaron cursos de formación en calidad para el personal de la Red con el objetivo de facilitar y fomentar la incorporación de las bibliotecas en las tareas de autodiagnóstico.
• 2ª. Recopilación y análisis de los indicadores de 2010: en el proceso se detectó la facilidad para disponer de algunos datos, incluso de modo retrospectivo, y la dificultad de conseguir otros, además de la necesidad de revisión de ciertos datos, procedimientos y servicios de la Red.
  Algunos de los resultados de esta primera recopilación han sido: obtener nuevos datos que la Red antes no proporcionaba; definir más claramente ciertos procesos técnicos; proponer revisiones de colecciones, de carnés de usuarios, etc. El análisis de los indicadores de 2010 quedó como documento interno de la Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación y sirvió para detectar también la necesidad de un análisis diacrónico.
• 3ª. Puesta en marcha de las mejoras propuestas: en lo relativo a la gestión y recopilación de datos se han incorporado a las estadísticas de la Red algunos nuevos lo cual permite conocer la Red con mayor amplitud y el establecimiento y revisión del modo de obtención de los datos, tanto nuevos como antiguos. En algunos casos los datos se han extraído de las herramientas informáticas en uso para lo que ha habido que establecer el procedimiento (por ejemplo, tasa de éxito del préstamo interbibliotecario) o revisar el existente (desglose de carnés de lector en activos, nuevos y vigentes) y en otros ha sido necesario preguntar a las bibliotecas (adaptación a personas con discapacidad, formación de usuarios, número de consultas de los usuarios, asistencia a cursos de formación, organización de acciones culturales, participación en acciones de cooperación profesional) o a los usuarios (encuestas de satisfacción de usuarios) o bien se ha consultado a otros departamentos de la institución.
  Otras mejoras aplicadas han sido las que amplían información ya existente contemplando aspectos que previamente no se tenían en cuenta como son la disponibilidad de conexión a fuentes de energía y a la wifi institucional, que aumenta el número de puestos de trabajo considerados informatizados; se empieza a registrar de forma automatizada la consulta en sala de los fondos y la realización de fotocopias de los mismos para completar los datos de uso de los materiales; también, aunque en este caso no fomentado por el catálogo de indicadores sino por mejoras que estaban ya previstas, se ha modificado el sistema de gestión de los usuarios del servicio PAPI para que los que dejan de pertenecer al CSIC sean dados de baja del servicio automáticamente.
  Las mejoras en procesos y servicios se centran principalmente en el préstamo interbibliotecario. Para obtener el dato de tasa de éxito se estableció un procedimiento donde se detectó que era necesario que las bibliotecas reflejaran más fielmente en las herramientas informáticas disponibles el proceso llevado a cabo; en la actualidad las bibliotecas han mejorado el seguimiento de su actividad así como su contabilización.
  También se han producido una serie de revisiones necesarias. Es el caso de los carnés de lector, labor que ha sido favorecida por la vinculación de Aleph al servicio de autenticación del CSIC que permite una más rápida y eficaz gestión de los usuarios internos; y de los títulos de revista vivos, revisión que suele hacerse de modo más o menos periódico y que el catálogo de indicadores ha favorecido.
  Finalmente se ha detectado la necesidad de una herramienta para la gestión de los datos que la Red recopila de modo que sirva para obtenerlos de manera personalizada cuando sea preciso para la gestión o elaboración de informes. En esta línea se está trabajando en la actualidad y se espera disponer de dicha herramienta próximamente.
  Por tanto, en el periodo 2010-2013 la puesta en marcha del catálogo de indicadores ha tenido una repercusión que ha permitido una mayor y mejor recopilación de datos, ha favorecido la definición de algunos procesos y el sistema de medición de los mismos, ha provocado la revisión de aspectos que la necesitaban, ha generado la obtención de datos nuevos que han servido no sólo para el catálogo de indicadores sino también para otras herramientas y estudios que se llevan a cabo en la Red, ha fomentado que se realicen encuestas, etc. En definitiva, ha tenido unos efectos adicionales que han supuesto mejoras en la Red y en las bibliotecas.
• 4ª. Recopilación y análisis de los indicadores 2010-2012: una vez se han consolidado los datos precisos para elaborar los indicadores y se dispone de una serie mínima (3 años), se plantea la necesidad de realizar un análisis diacrónico. Para ello, además de la recopilación de los indicadores anuales se ha llevado a cabo la de aquellos que era posible obtenerlos de modo retrospectivo. Esto supone un autodiagnóstico de la Red que permita la mejora de aquellos aspectos que se consideren importantes para un funcionamiento más fluido y práctico para usuarios y profesionales. El resultado es un documento publicado recientemente a nivel interno en el cual se obtiene una primera descripción de la Red de Bibliotecas y Archivos a partir de los indicadores de cada uno de los criterios propuestos y del que se extraen propuestas de mejora. El análisis pretende, además, dar a conocer las debilidades y fortalezas de la Red y, a partir de ellas, conocer su evolución en los últimos años, así como las tendencias que se observan con el fin de anticipar, en la medida de lo posible, las acciones a llevar a cabo. Finalmente sería importante que el análisis pudiera servir de modelo a las bibliotecas de la Red para hacer sus indicadores y su propio autodiagnóstico.
• 5ª. Propuestas de mejora resultantes del análisis diacrónico: La parte fundamental del análisis comentado es la puesta en marcha de líneas de mejora que tienen, de nuevo, dos vertientes: una centrada en la obtención y gestión de los datos y otra centrada en los procedimientos y en los servicios. Esta fase es la que se inicia ahora y cuyos resultados deberían mostrar los indicadores obtenidos en los próximos años.


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