Juana Molina Nortes. URICI (Madrid)

Objeto y alcance del cuadro: está dirigido fundamentalmente a la documentación conservada en los centros del CSIC del período 1940-1980 el objetivo es que sirva de ayuda para la descripción del patrimonio documental histórico con más de 30 años de antigüedad. Se ha establecido este límite cronológico por dos motivos:

• En primer lugar porque lo que se persigue es recuperar la documentación que se encuentra en soporte tradicional, es decir en papel. El límite de los 80, en principio, se cree razonable por considerar que la entrada de la tecnología informática en la administración pública no se hace visible ni se consolida hasta las décadas 80 y 90.
• Otro aspecto fundamental es la propia estructura de funcionamiento del CSIC. Durante este período de tiempo, la red de centros está claramente marcada por la existencia de los antiguos Patronatos, que agrupaban y dirigían la investigación en grandes áreas científicas. Éstos, funcionaron desde los inicios del CSIC hasta el año 1977, año en el que se suprimen definitivamente tras la profunda reforma en la institución con el Reglamento de 30 de diciembre en el Real Decreto 3450/1977, coincidiendo con un periodo de crisis de la institución y transición política de la sociedad española.

Para conocer el alcance de la aplicación del cuadro, se hizo un estudio de los centros e institutos actuales que fueron creados durante este periodo de tiempo o que heredaron las funciones de otros creados en la década anterior y que , por lo tanto, pueden conservar patrimonio documental con más de 30 años de antigüedad. Los datos obtenidos son los que se muestran en la tabla y el gráfico siguientes, estando ordenados por Comunidades Autónomas y por colores de acuerdo a las 5 zonas de Coordinación de la Red de Bibliotecas y Archivos (URICI).

En la tabla y gráfico no se han incluido los centros que tienen un archivo ya constituido y que disponen de un cuadro concreto , entre los que se encuentran: el Archivo del Centro de Ciencias Humanas y Sociales , el Archivo del Museo Nacional de Ciencias Naturales y el Archivo del Instituto Botánico de Barcelona. El cuadro va dirigido especialmente a las bibliotecas que inician su proceso de organización, y los archivos mencionados disponen ya de un cuadro concreto. Su aplicación por lo tanto, es opcional y pueden hacer uso de él si lo estiman útil.

Metodología seguida y fuentes de información utilizadas:

Para el establecimiento de esta primera propuesta aprobada en junio del 2013, que será revisada periódicamente para su mejora según se vayan identificando los fondos y colecciones, se ha realizado un estudio bibliográfico a través de fuentes legislativas y de las Memorias de funcionamiento de la institución con el objeto de conocer cuáles eran los agentes productores sus funciones y actividades. Entre las fuentes legislativas utilizadas, las de mayor importancia han sido los Reglamentos que regulan la estructura y funcionamiento interno del CSIC. Durante la época del Ministerio de Educación Nacional, se han consultado 6, correspondientes a los años 1944, 1948, 1949,1955 y 1958; Del Ministerio de Educación y Ciencia, el del año 1966 y 1977.

Paralelamente se ha hecho un análisis de las características de la documentación. Para ello se ha consultado la información que hay descrita sobre este periodo cronológico en el catálogo de archivos del CSIC, en el que ya tenemos más de 100.000 registros en el año 2013, y también se ha tenido en cuenta la información que a lo largo del 2012-2013 han aportado aquellas bibliotecas que conservan fondos documentales relativos a este periodo de tiempo.

Por último, para el establecimiento de su estructura se han consultado muchos modelos de cuadros de clasificación de diferentes instituciones: Archivos de la Administración General y CCAA (Pares, Generalitat de Catalunya, Junta de Andalucía, etc.); Archivos Municipales, y especialmente los de los Archivos Universitarios siguientes: Navarra, Málaga, Canarias y Alicante.

Estructura del cuadro:

Se ha elegido un criterio orgánico-funcional, que consta de dos grandes agrupaciones la A) que recoge los fondos institucionales, entre los que también están contemplados los documentos generados de acuerdo a las actividades del personal científico y la B) que recoge los fondos de archivos privados. El apartado A) ha sido el estudiado en esta primera propuesta por ser el de más interés de acuerdo al volumen de la documentación conservada en nuestros archivos. Para el B) se ha seguido el trabajo propuesto por el Grupo de Trabajo de Archivos Personales de la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas (Burgos 2011).

No hemos optado por un cuadro sólo funcional, porque lo que se persigue es identificar de forma separada cuáles son los agentes y las funciones más importantes que intervienen en la gestión y actividad científica de un centro de investigación, y el hacerlo así, nos obligaría a dispersar en ocasiones algunas actividades fuera de su contexto. Por otro lado, se ha buscado una estructura sencilla, pero también flexible, para adaptarla a una posible continuidad en el tiempo.

En el grupo de fondos institucionales A) se han establecido 5 primeros niveles que representan las grandes categorías orgánico-funcionales en las que se ha organizado la documentación. Las funciones generales están contempladas en los grupos A.1 Dirección y Gobierno y A.2 Administración y Secretaría.

El grupo A.1 recoge toda la documentación generada por los órganos de gobierno de un centro de investigación, por un lado los órganos unipersonales representados por la figura del Director y los Vicedirectores, y por otro los órganos colegiados que han funcionado a lo largo de la historia del centro: Junta de Centro, Junta de Gobierno, Comisiones Especiales, Consejos, etc.

En el A.2 quedarían incluidas todas las funciones generales de carácter administrativo, siendo la figura del Secretario el agente que más interviene. Las funciones y actividades concretas están representadas en un segundo nivel y se corresponden con el control de las comunicaciones y organización administrativa, la gestión de los recursos humanos, económicos, la supervisión de los patrimoniales, la gestión económica y presupuestaria y relaciones externas y supervisión de asuntos jurídicos.

Las funciones específicas de un centro de investigación se han plasmado en los tres siguientes grupos: A.3 Investigación A.4. Actividad Académica y Cultural y A.5 Servicios de Apoyo a la Investigación.

El grupo A3 Investigación tiene en un segundo nivel dos apartados, el A.3.1 en el que quedan representados los agentes colectivos: departamentos, secciones o grupos de investigación y el A.3.2 dedicado a las actividades desarrolladas por investigadores concretos a lo largo de su trayectoria profesional científico-académica.

La agrupación A.4 Actividad Académica y Cultural tiene como objeto clasificar en ella la documentación generada por aquellos centros del CSIC que han tenido funciones académicas y culturales de marcada importancia dentro de sus actividades institucionales. Funciones como la docencia, la organización de seminarios, conferencias o congresos y otras actividades culturales organizadas para contribuir al fomento de la cultura e investigación científica de la institución, quedarían clasificadas en este apartado.

Por último, el grupo A.5 Apoyo a la Investigación reúne las actividades que se realizan en un centro y que sirven de apoyo a la ciencia que se desarrolla. Incluye funciones históricas relacionadas con la gestión de las publicaciones científicas editadas en la institución, los servicios que gestionan sistemas de información bibliográfica y documental, y los servicios científico técnicos representados principalmente por los laboratorios y otras unidades que existen de acuerdo a cada área disciplinar en el CSIC.

Se han establecido hasta tres niveles como divisiones de fondo y las series documentales reflejadas, son por ahora aproximadas en algunas agrupaciones, pero se ha preferido ofrecer esta primera información en orden a facilitar a los centros una orientación para la adscripción de los nombres otorgados a las series documentales. En muchas ocasiones los nombres de éstas responden a tipologías documentales concretas (informes, notas de trabajo,..) en lugar de identificar actividades dentro del proceso de la investigación. Aspecto en el que debemos trabajar incidiendo siempre en las funciones específicas, especialmente las de la investigación desarrollada en centros de ciencias de experimentales y aplicadas.

El cuadro se ha acompañado de 18 códigos sencillos de clasificación basados en un sistema alfanumérico que tienen entre 3 y 4 dígitos. Se ha utilizado este sistema para identificar de una forma sencilla pero sistemática las funciones más representativas que se plasman en los documentos de los centros. Los códigos utilizados corresponden a las funciones y actividades más estables hasta ahora comprobadas en la documentación que consta en el catálogo de archivos. El utilizar códigos complejos descendiendo a muchos niveles en un cuadro que se está construyendo, y en el que habrá modificaciones, nos obligaría a dedicar mucho tiempo en el mantenimiento de los datos del catálogo, y nuestros recursos humanos son muy pocos.

Como conclusión, y antes de pasar a conocer esta primera propuesta, me gustaría terminar diciendo que lo importante en un proyecto de estas características es iniciar una normalización en la clasificación de los documentos. En este momento el cuadro sólo está “hilvanado” pero “existe”, su estructura ha sido debatida por los grupos de trabajo, necesitará muchas mejoras que iremos desarrollando entre todos a medida que trabajemos con la documentación que va aflorando y verifiquemos si cubre o no todas las posibilidades. Hablando en términos de rentabilidad y visibilidad para la Institución, la relación coste-beneficio es a favor de ésta, ya que, siendo conscientes de la realidad actual, no supone incremento del gasto, sólo deseo y esfuerzo de iniciar un proyecto destinado a desbrozar el enorme vacío que existe con la gestión de los archivos de instituciones científicas públicas.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE CENTROS DEL CSIC (1940-1980) V.02. Junio 2013