Enredadera, nº 32, diciembre 2018
Carmen Mª Pérez-Montes Salmerón |   |
Resumen: Este artículo aborda la trayectoria seguida por la Biblioteca Tomás Navarro Tomás en la construcción y desarrollo de su plan de difusión. Describe los puntos fundamentales de sus líneas estrategia y ofrece algunos logros alcanzados en el camino.
Palabras claves: bibliotecas; archivos; difusión de contenidos; difusión de servicios; estrategias; marketing; Biblioteca Tomás Navarro Tomás
Cualquiera que desee crear una estrategia de difusión haría bien en pararse a pensar en la propia definición del término. Podríamos definir “difusión” como el acto por el cual se da a conocer a otros a través del tiempo y del espacio una información hasta el momento desconocida, o conocida de una manera vaga y poco precisa, con el objetivo de hacerla pública. Si esto es así, haría bien también en plantearse algunas cuestiones previas que aclaren por qué y para qué quiere dar a conocer algo; qué desea ofrecer y a quién; cómo debe hacerlo y cuándo. Las respuestas a todas esas cuestiones en la biblioteca Tomás Navarro Tomás, están estrechamente ligadas a su génesis, a su misión, al espíritu del equipo de sus profesionales y constituyen en sí mismas las líneas estratégicas aplicadas en su política de difusión. El texto que sigue pretende ofrecer la trayectoria llevada a cabo por la biblioteca en la creación de esa estrategia a lo largo de sus diez años de vida.
El CSIC en 2006 apostó por la creación de una gran biblioteca de Humanidades y Ciencias Sociales. Ese proyecto liderado por la URICIi se materializó en la creación de la Biblioteca Tomás Navarro Tomás en el 2008.ii
Se trae aquí este dato histórico porque aquel esfuerzo colectivo y la expectativa depositada en el nacimiento de la nueva biblioteca, en nuestra opinión, supusieron un gran estímulo y marcaron con determinación, y de forma definitiva desde el primer momento, el interés y la necesidad de sus profesionales por dotarse de una política de difusión, que ofreciera en el inicio toda la información precisa del proyecto de creación y constituyera después, un instrumento válido para dar a conocer la actividad de la biblioteca, su colección y sus servicios.
Así pues, cuando la biblioteca comienza su andadura en el año 2008, existe gran interés en el equipo que la dirige por crear un plan de actuación y una estrategia de difusión. Se busca sobre todo la visibilidad de la biblioteca, pero también se quiere conocer el trabajo del equipo y la actividad científica de los investigadores. Además preocupa encontrar los canales y lenguajes de comunicación adecuados; definir la audiencia y localizar las habilidades y recursos dentro y fuera del equipo para ofrecer una información clara, necesaria, precisa y puntual.
Con ese punto de partida, la biblioteca crea un plan de difusión articulado en torno a cinco líneas estratégicas: la comunicación interna y externa de la biblioteca; la creación de una marca; la difusión de la colección, los servicios y la producción científica de los investigadores y finalmente, la proyección de la biblioteca en la sociedad. A continuación mostramos algunas medidas llevadas a cabo:
Para mejorar la comunicación interna se crea una intranet WikiNetiii; se establece un sistema de informes trimestrales para conocer los trabajos en curso; también se crea el servicio semanal de información de novedades y la lista de distribución de la biblioteca. Además se eligen temas transversales de trabajo y se desarrollan actividades y productos de forma colaborativa y en equipo. Un buen ejemplo lo forman las 14 exposiciones realizadas en estos años.iv
Para facilitar la comunicación externa se fomenta el uso de listas de distribución; se crea un procedimiento que regula la difusión y un servicio de chat. Por otro lado la biblioteca se incorpora a iniciativas institucionales de divulgación. Por ejemplo se une a las actividades del Centro y colabora con su Unidad de Divulgación; también se une a iniciativas de la Vicepresidencia Adjunta Cultura Científica como la Semana de la Ciencia; a las de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC en la celebración de efemérides como: la Semana del Acceso Abierto, los días internacionales del libro y de los archivos, etc. Además se fomenta la colaboración con los investigadores y se les apoya creando productos de difusión. En este contexto, la aplicación de RSS y de licencias Creative Commons facilita la suscripción y distribución de contenidos y han resultado ser un éxito, a juzgar por los datos que arrojan las estadísticas. Finalmente se crean los canales de noticias y tuiter entre otros y se diseñan sus estrategias.
Para potenciar la imagen corporativa, se crea el logo de la biblioteca con la firma de T. Navarro Tomás como marca y seña de identidad, y se incorpora en todos sus productos y actividades de difusión. Se realizan productos de marketing (bolsas, marca páginas, folletos), etc.
Para aumentar la difusión de la colección, el uso de los servicios y la producción científica de los investigadores se promueve entre otras medidas, la creación de productos en línea. Nace así la Web de la bibliotecav, las exposiciones virtuales, el canal de podcast Bibliopodsvi, los tableros en Pinterest, el boletín de novedades elPuntoseguido, los tutoriales, las píldoras formativas, las infografías, los vídeos, etc.Se crean servicios en línea gestionados por formularios; se promueve el servicio de archivo en el repositorio (SAD); de digitalización de fondos en Simurg y se difunden sus resultados (Mapas Tomas Lópezvii). Se crea el portal Susurros de divulgación para reunir toda la difusiónviii. Se difunden donaciones y legados. Se mejora la descripción en los catálogosix . Se integra la información en dispositivos móviles (QR, Audio guías o Visita Virtual)x . Se establecen estadísticas para medir el impacto, etc.
Para proyectar la biblioteca en la sociedad se favorecen visitas institucionales, estancias profesionales, colaboraciones e intercambios. Se promueve la participación en eventos profesionales y la publicación de los resultados en los catálogos y en el repositorio. Se propicia la creación de concursos y exposiciones con fondo propio y la participación en exposiciones colectivas. Se crea el servicio de visitas guiadas y se da a conocer la historia de la biblioteca en exposiciones.xi
Además se realizan estrategias concretas. Así en 2014 la biblioteca es reconocida como Bien de Interés Cultural. El proyecto de la propuesta y la noticia de la concesión se publicaron y siguen presente en la web de la bibliotecaxii
Nuestra Experiencia
En la biblioteca se trabaja con objetivos anuales y de forma colaborativa. Se eligen los temas que ocuparan la actividad y el trabajo del equipo en la cadena que va desde el proceso técnico a la difusión. Con las líneas marcadas, se proponen los productos para ese año; se buscan los recursos y habilidades en el equipo. Se establecen alianzas y colaboraciones fuera de la biblioteca; se localizan las herramientas técnicas atendiendo a la innovación tecnológica y a su posible aplicación. Se aprende haciendo. Se establece un cronograma y finalmente se evalúa el resultado.
Se aprovecha el trabajo de todos y se reutiliza el contenido en la elaboración de diferentes productos. Se buscan acuerdos. Se integran a los investigadores en la elaboración de los contenidos de difusión de la biblioteca y viceversa, se aprovechan algunos proyectos y líneas de investigación para elegir los temas de difusión. Hay numerosos ejemplos que ilustran esa relación: El Catálogo Monumental de España (1900-1961), Manuscript@, los productos sobre la biblia: El texto de la biblia. Manuscritos hebreos medievales (documental) y La biblia: historia de sus textos (podcast); Ephemera Sefardíes en la Biblioteca TNT, o algunas de las colaboraciones de este año como la colección de videos sobre el patrimonio cultural hechos para la Semana de la Ciencia y el podcast sobre el Instituto-Escuela de la JAE, creado con ocasión del centenario y realizado en colaboración con Leoncio López-Ocón como actividad del día del libro.xiii
Nuestros logros
El conjunto de acciones promovidas por la biblioteca en su estrategia de difusión le permite contar con un amplio abanico de canales para hacer llegar la información que se propone a la audiencia plural que la sigue.
Se tiene un equipo cohesionado e implicado, que protagoniza su actividad. Se han reforzado los lazos de colaboración en diferentes direcciones: equipo de bibliotecarios, investigadores, Unidades Técnicas del Centro, instituciones y bibliotecas externas, etc.
La biblioteca ha ganado en prestigio. Se la identifica por su marca. Está presente en una gran parte de la actividad del Centro. Es una aliada de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC y tiene relación con otras instituciones de dentro y fuera del país.
Los datos estadísticos muestran una progresión ascendente y un interés desde el inicio por los contenidos. Se incrementa la audiencia y la presencia en regiones geográficas. Los datos reflejan el éxito de la aplicación de suscripción a esos contenidos. El RSS de cada canal arroja el dato más alto de descargas. El nº de visitantes se incrementa después de cada publicación. Así, por ejemplo, tras la publicación realizada con motivo de la celebración del día del libro (2018), las visitas recibidas en la web y en los podcast, pasan de 87.015 y 517 en marzo, a 193.945 y 1.547 en mayo respectivamente.
La política aplicada en el canal de tuiter incrementa el conocimiento y el uso de la colección, visibiliza el trabajo de la biblioteca, la producción de nuestros investigadores, difunde sus proyectos y logros y estimula la comunicación con ellos.
Para concluir, ofrecemos algunos datos de la actividad de divulgación llevada a cabo por la biblioteca Tomás Navarro Tomás en estos años, que pueden ofrecer al lector una idea precisa de su actividad y compromiso con la divulgación:
Se han creado 14 exposiciones virtuales; más de 25 podcast; 61 vídeos; 27 tableros en Pinterest; más de 60 web especiales; 21 especiales bibliográficos; un documental; audio guías y una visita virtual de las instalaciones entre otros productos, etc.
Entre el 3 y 5 octubre de 2017, parte del equipo de la biblioteca realizó un curso dirigido a profesionales del CSIC con responsabilidad en servicios y colección. Ese curso y la bibliografía que en él se aporta, pueden servir de ayuda a quienes quieran crear una estrategia de difusión.xiv
[i] La Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación del CSIC, dirige la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC. http://bibliotecas.csic.es/
[ii] El Proyecto de creación de una biblioteca de Humanidades y Ciencias Sociales en Madrid se desarrolló entre los años 2006 y 2008 y pudo ser consultado en todo momento a través de una página Web que entonces estaba activa. En ella estaban disponibles todos los documentos de trabajo y las 13 tareas que se definieron en su estrategia. Un resumen del plan del trabajo llevado a cabo entonces está disponible en la Web de la biblioteca [consultado 10/11/2018 http://biblioteca.cchs.csic.es/proyecto.php] Así mismo se puede completar información consultando las publicaciones de la Biblioteca en el repositorio Digital.CSIC https://bit.ly/2PsZaOL.
[iii] La wiki de la biblioteca es una herramienta de uso interno y de utilidad de los profesionales. Reúne el conjunto de información que documenta cada proceso y espacio de la biblioteca, así como los procedimientos de trabajo, manuales, los documentos técnicos y guías, plantillas, etc.
[iv] Portal con las exposiciones en línea realizadas por la biblioteca TNT. Exposiciones de la biblioteca Tomás Navarro Tomás http://biblioteca.cchs.csic.es/difusion_agrupada/exposiciones/exposiciones.html.
[v] La WEB http://biblioteca.cchs.csic.es/ es el punto principal de difusión. Se crea en 2008. Ha evolucionado a medida que han crecido los contenidos. En año 2019 se publicará una versión reformada, la tercera en estos años.
[vi] Podcast de la BTNT. Podcasting bibliotecario (noviembre 2009). Con este primer podcast se difunde y nace el canal. Se crea su estructura y en los años siguientes, se irá alimentado con las 26 entradas que tiene a día de hoy.
[vii] Fondos de la BTNT (III). Mapas de Tomas López en la biblioteca Tomás Navarro Tomás. 16 de enero de 2016. http://biblioteca.cchs.csic.es/podcast/cartografia1.php.
[viii] Susurros de divulgación es el portal creado para reunir y ofrecer desde un punto toda la actividad de difusión de la biblioteca Tomás Navarro Tomás. http://biblioteca.cchs.csic.es/difusion_agrupada/index.php
[ix] A modo de ejemplo, la difusión del legado Hoffmeyer en Historia de la fototeca de los Hoffmeyer. 8 de junio de 2018. http://biblioteca.cchs.csic.es/podcast/archivos8.php.
[x] La Visita Virtual con textos, videos y audio guía, hace un recorrido por las instalaciones de la biblioteca http://biblioteca.cchs.csic.es/visita_virtual/.
[xi] La exposición Del Centro de Estudios Históricos al Centro de Ciencias Humanas y Sociales: cien años de historia a través de los libros. 23 de abril-7 de mayo de 2010. http://biblioteca.cchs.csic.es/difusion/dia_libro_2010/index_movimiento.html es un ejemplo entre otros, del tipo de producto elaborado para dar a conocer la historia de la biblioteca.
[xii] Solicitud de BIC diciembre 2014. http://biblioteca.cchs.csic.es/bic/.
[xiii] Catálogo Monumental de España (1900-1961) http://biblioteca.cchs.csic.es/digitalizacion_tnt/; Manuscript@ CSIC, Difusión http://manuscripta.bibliotecas.csic.es/difusion.html y Acceso http://manuscripta.bibliotecas.csic.es/; La Biblia: historia de sus textos http://biblioteca.cchs.csic.es/podcast/biblias.php y El texto de la biblia. Manuscritos hebreos medievales, Documental publicado en octubre de 2015 con más de 3.400 visitas https://www.youtube.com/watch?v=226lOtOjGjc
Ephemera Sefardíes en la Biblioteca TNT Exposición http://biblioteca.cchs.csic.es/ephemera/index.htm que tiene el primer vídeo hecho por la biblioteca; Patrimonio cultural, y tú, ¿Cómo lo ves? http://biblioteca.cchs.csic.es/FotoPatrimonio/; El Instituto-Escuela de la JAE: un centenario para recordar (1918-2018) http://biblioteca.cchs.csic.es/podcast/institutoEscuela.php.
[xiv] Pérez-Montes Salmerón, Carmen Mª (2017). Cómo difundir servicios y colecciones: estrategias para dar a conocer los servicios y colecciones científicas de las bibliotecas, archivos y unidades del CSIC. Plan de difusión de la Biblioteca Tomás Navarro Tomás; y, Fernández Morales, Isabel; Jiménez Hidalgo, Sonia (2017). Cómo difundir servicios y colecciones: estrategias para dar a conocer los servicios y las colecciones científicas de las bibliotecas, archivos y unidades del CSIC. http://hdl.handle.net/10261/156402
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