Carmen Mª Pérez-Montes Salmerón. Biblioteca Tomás Navarro Tomás (Madrid) |   |
Panorámica de la Biblioteca Tomás Navarro Tomás. Sala de lectura
La biblioteca Tomás Navarro Tomás (BTNT) nace en 2008 e inicia los procesos de digitalización a fines de 2009. En ese momento los objetos digitales están en su mayoría enlazados a los registros y disponibles en el catálogo colectivo de la Red de bibliotecas del CSIC, CIRBIC. La dispersión de la colección digital en el catálogo anima a la biblioteca pocos meses después a crear conTexto [1], un portal nacido del deseo de ofrecer reunida su colección digital cuando aún no existía Simurg [2].
En un proceso paralelo la Unidad de Coordinación de Bibliotecas CSIC, actual Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación (URICI), lanzaba el Plan Director de Digitalización del CSIC (PDD) y publicaba el Manual Técnico de Digitalización. En poco tiempo optaba por el software de gestión Goobi, por el portal de visualización Simurg y creaba un departamento para su gestión bajo la dirección, hasta este año, de Carolina Santamarina.
A partir de aquel momento la biblioteca se une al proyecto común. Desde entonces hasta hoy han pasado siete años. En este texto nos proponemos repasar esa trayectoria para conocer de dónde partíamos, cómo hemos avanzado y compartir con los lectores nuestra experiencia.
1. Punto de partida
La biblioteca Tomás Navarro Tomás nace con una colección digital
La biblioteca cuenta con una colección unificada que reúne las colecciones bibliográficas, documentales y digitales existentes en ocho bibliotecas. La colección digital presenta una gran variedad de situaciones.
Existen colecciones ya digitalizadas tanto del Archivo [3] como de la Biblioteca. Hay descripciones en CIRBIC y descripciones en bases de datos internas. Hay colecciones digitalizadas por instituciones diferentes al CSIC y depositadas en portales ajenos a esta institución. Además hay colecciones, como la correspondencia del archivo de filósofo José Luis López Aranguren, que tienen restringida la consulta en red. Existen descripciones a nivel documento y descripciones a nivel de archivo, también hay objetos digitales que carecen de descripción. Para continuar con esa diversidad, debemos mencionar los diferentes tipos de documentos reproducidos y los diferentes formatos y estándares presentes. Hay libros, revistas, documentos de archivo, fotografía, sellos, postales, partituras, etc.; imágenes tiff en alta resolución, imágenes jpg en alta y baja resolución y pdf. También formatos poco frecuentes como el tipo Kodak.
Ejemplos de esas colecciones previamente digitalizadas son los Pliegos de Cordel, los manuscritos árabes y aljamiados, los archivos de Marcos Jiménez de la Espada, de José Luis López Aranguren y las grandes colecciones iconográficas, en su mayoría fotografías procedentes de la antigua Fototeca de investigación. La posibilidad de visualizar en Simurg el material ya digitalizado pone a disposición del PDD varios miles de documentos, especialmente de archivo.
Portadas de la Novela Teatral. Biblioteca Tomás Navarro Tomás. Cubierta con caricaturas de dramaturgos, músicos y actores de la escena dramática española de principios del siglo XX
A la colección digital inicial se une la proveniente de la actividad diaria de la biblioteca en la colaboración y participación con algunos proyectos; la surgida de las obligaciones resultado de subvenciones dirigidas expresamente a la digitalización derivadas de los compromisos de convenios y acuerdos, etc. En definitiva una gran diversidad que deberá ser atendida de forma amplia y que en ocasiones excederá a la propuesta del PDD del CSIC.
Catálogo con elementos digitales
Hasta el momento del nacimiento del PDD la colección digital de la Red de bibliotecas del CSIC se encuentra enlazada a los registros bibliográficos de su catálogo colectivo CIRBIC, allí coincide de forma general la descripción del documento (registro) con el enlace a su objeto digital. Sin embargo es diferente en el caso de los archivos, en dónde es usual la descripción a nivel de fondo o serie y poco habitual la descripción a nivel de documento. Esa diferencia hace que coexistan en el catálogo de archivos registros de documentos con enlaces a sus objetos digitales y registros de fondo o serie sin la posibilidad de enlace a esos objetos digitales, en ocasiones miles, lo que planteará un problema a la hora de difundir en Simurg algunas de las colecciones de archivo.
2. Atendiendo al Plan Director de Digitalización del CSIC (PDD)
Con la puesta en marcha del PDD, la URICI solicita a las bibliotecas de la Red de bibliotecas del CSIC proyectos para la digitalización. En su propuesta inicial la biblioteca presenta varios proyectos con las colecciones ya digitalizadas. A esos sumará otros procedentes de los procesos de conversión de las bases de datos internas, así como los nuevos surgidos de la actividad de la biblioteca. El conjunto total de proyectos propuestos y realizados en el PDD han superado la veintena. Corresponden al fondo bibliográfico (16) y al de archivo (4).
Nuestro trabajo con la URICI nos ha permitido contar con financiación, participar en proyectos junto a otras bibliotecas del CSIC como Manuscript@ o Proyecto de Obras Antiguas de Química y Alquimia (POQ) y acumular diferentes experiencias en los trabajos realizados con empresas. En esa línea la biblioteca ha trabajado con Extramuros en los proyectos de Rodríguez Marín, S.XIX, Libros de viaje y Teatro del S.XIX y con SCN en Biblias del S.XVI, Fondo Antiguo y Manuscritos.
Además algunos proyectos se han realizado fuera de la biblioteca en sedes de instituciones diferentes al CSIC como el Instituto del Patrimonio Cultural de España (Catálogo Monumental de España) y la Biblioteca Virtual Cervantes (Biblioteca Virtual del Instituto de Historia del CSIC) en virtud de los términos de los convenios firmados con ellos. En esos casos han sido las instituciones quienes han realizado las digitalizaciones, han aplicado su propio control y en ocasiones sus estándares. La biblioteca controla el proceso cuando la digitalización se hace en sus dependencias. En esos casos realiza dos controles de calidad del trabajo, el de las empresas y el de la posproducción tras la publicación en Simurg. Prepara y envía a la URICI el archivo de imágenes tiff junto a la base de datos, con la descripción y las imágenes nombradas conforme a las directrices del PDD. Finalmente propone, si procede, el nombre de la colección en Simurg y elabora el texto para el portal y para la nota de difusión.
3. Nuestra experiencia
El PDD del CSIC en estos años ha cambiado su modo de gestión pasando de un modelo distribuido o compartido (autoarchivo desde las bibliotecas) a uno intermediado (URICI). Ese cambio, debido en parte y en nuestra opinión a un funcionamiento poco adecuado del software Goobi, ha generado un atasco que ha dificultado la agilidad de los procesos de trabajo con las bibliotecas y ha producido una inevitable lista de espera con algunos efectos poco deseados como los trabajos realizados y pendiente de cargas, las demoras excesivas en los tiempos de respuesta, etc.
Investigadores y bibliotecarios en los trabajos previos a la digitalización del Mahzor
Aunque varias razones explican el cambio y no es éste el espacio para su desarrollo, atenderemos a aquellas que a nuestro juicio han influido en la gestión del proceso de digitalización de esta biblioteca, pues sólo así se puede entender que el retraso en la finalización de algunos proyectos se haya dilatado durante estos años.
La dificultad de poder contar con un espacio de almacenamiento suficiente en los servidores del CSIC ha llevado a la URICI a la búsqueda y a la gestión del espacio en servidores externos. CABAS, el servidor actualmente utilizado, es una solución para garantizar la preservación de los tiff, pero produce algunos problemas ya que la carga en CABAS impide la revisión de las imágenes depositadas hasta su recuperación en Goobi, de forma que cualquier fallo en el proceso sólo es detectado en la fase final del trabajo. Ese hecho en nuestra experiencia y en ocasiones, ha supuesto la duplicidad de los trabajos de envío, de carga y de revisión, así como una importante pérdida de tiempo.
Finalmente si a esos problemas técnicos se les une la escasa dotación de recursos humanos de un equipo pensado en inicio para una gestión distribuida, se puede entender el retraso en la finalización de los proyectos de esta biblioteca.
4. Valoración
Sin lugar a dudas es muy positiva la política unitaria puesta en marcha por el PDD para las bibliotecas del CSIC, así como la guía con la aplicación de criterios técnicos uniformes y de estándares que permiten ahora la interoperabilidad y el intercambio de datos con otros organismos nacionales e internacionales.
Para esta biblioteca además ha sido especialmente positiva la respuesta dada por el equipo de la URICI, a pesar de las dificultades surgidas en la puesta en marcha y en el desarrollo del PDD, a las diferentes situaciones presentada en el tratamiento de su compleja colección digital. Esa dedicación ha permitido dar respuesta, entre otras, a la colección digital surgida de los servicios en estos años. Nuestras digitalizaciones a la carta, una colección amplia formada a lo largo de estos años y que ahora está disponible en Simurg. Agradecemos las soluciones ofrecidas en ese portal a algunas colecciones surgidas de la colaboración con los proyectos de investigación o de las propuestas de la propia biblioteca. Ahí están como ejemplo los portales del Catálogo Monumental de España y Visite Galicia. Y la ayuda que ha permitido que miles de imágenes de archivo estén disponibles en CIRBIC gracias a la conversión realizada de las bases de datos internas. Ahí tenemos por ejemplo la correspondencia de Ricardo Orueta o Canciones populares.
Valoramos especialmente la garantía que nos ofrece contar con un servidor como CABAS para la preservación de las imágenes y la gestión de Goobi que facilita la extracción de los derivados. Esto ha permitido solucionar los problemas de espacio en nuestros servidores locales y simplificar el trabajo de la biblioteca.
Sin embargo somos críticos con el modelo de Goobi-Simurg. En nuestra opinión requiere de un equipo técnico ágil y suficiente para atender a todos y para gestionar la diversidad que presentan las colecciones, especialmente las de archivos. También lo somos con el funcionamiento de CABAS y Goobi, que no puede garantizar la buena carga de las imágenes hasta la conclusión del proceso.
Simurg y CIRBIC siguen siendo, por el momento, portales válidos para difundir los trabajos digitalizados (tiff / derivados). Sin embargo creemos interesante de cara a la claridad de la información ofrecida al exterior por la Red de bibliotecas y archivos del CSIC, la posibilidad de ofrecer el acceso sólo desde un punto.
El PDD del CSIC, en nuestra opinión, sigue teniendo pendiente la búsqueda de una solución que permita la integración en Simurg de los objetos digitales carentes de descripciones individualizadas en el catálogo, en su mayor parte documentos procedentes de los archivos. En nuestro caso esa solución permitiría el acceso a miles de objetos digitales.
Somos de la opinión que el diseño de un Plan de Digitalización del CSIC debería dar prioridad a un sistema que permita el almacenamiento y la visualización de forma fácil y organizada.
Nuestra biblioteca comenzó el proceso de digitalización en el 2009 y en 2016 los proyectos presentados al PDD del CSIC están prácticamente terminados, además se han abordado las nuevas digitalizaciones surgidas en este período. Sin embargo la colección digital es más amplia y nos gustaría que la propuesta del PDD del CSIC pudiera contemplarla en su totalidad. La visualización de parte de la documentación de los archivos requiere una reflexión que permita buscar algún tipo de solución. Sabemos que la URICI en estos momentos se encuentra en un proceso de revisión del modelo y confiamos en que la experiencia acumulada en estos años arroje luz y permita vislumbrar una solución completa para toda la diversidad que plantea la digitalización de las colecciones del CSIC.
Nota: La redacción de este texto es un resumen del análisis realizado sobre la gestión de la colección digital de la biblioteca. Su texto estará disponible en breve en Digital CSIC.
[1] conTexto es el portal digital de la biblioteca Tomás Navarro Tomás, creado a inicio de 2010
[2] Simurg es el nombre de la colección de fondos patrimoniales del CSIC digitalizados según el Plan Director de Digitalización del CSIC. (PDD)
[3] El Archivo del Centro de Ciencias Humanas y Sociales del CSIC ACCHS-CSIC, forma parte de la biblioteca Tomás Navarro Tomás
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