Enredadera, nº 32, diciembre 2018

Ricardo Martínez de Madariaga ricardo.madariaga@csic.es Biblioteca Jorge Juan. Centro de Física Teórica y Matemáticas (CFTMAT-CSIC) Madrid

Resumen: En el texto se recogen, desde la óptica de una biblioteca de la Red, una serie de impresiones acerca de la reciente migración realizada de nuestro tradicional sistema de gestión bibliotecaria Aleph, a la nueva plataforma de servicios bibliotecarios Ex Libris Alma.

Palabras clave : ExLibris; Alma; Aleph; Migración; CSIC ; Nube; Servicios; Bibliotecas; Aplicaciones; Catálogos; Optimización; Planificación

Colaboro en nuestra revista para exponer mi visión sobre cómo se ha llevado la migración del Aleph a Alma desde la perspectiva de lo que podría ser una biblioteca de la red, y una temprana valoración sobre las mejoras que el nuevo sistema ha podido introducir en la gestión de los servicios.

Parto de la base de que la biblioteca del CFTMAT entraría en un grupo mayoritario de bibliotecas de nuestra red, las asociadas a un Instituto de Investigación y que no presentan ninguna particularidad especial en lo que se refiere a sus colecciones y servicios, y que, seguramente, lo que pudiera yo aquí decir podría diferir en el caso de bibliotecas u archivos con otras características más peculiares. Entrando en el tema que nos ocupa, entiendo que el objetivo fundamental de la migración no es otra cosa que tener nuestros datos y servicios funcionando en la nueva plataforma para poder hacer uso de sus ventajas, y a la vista está que este objetivo se ha cumplido. Creo sinceramente que debemos felicitarnos por ello. Volviendo la vista atrás, mi primer reconocimiento tiene que ver con lo desapercibidas que las primeras etapas de planificación han sido para nosotros. No ha habido perturbación en nuestro trabajo y sólo hemos tenido que intervenir cuando el proyecto demandaba ya nuestra entrada en escena. Doy por hecho que en esas etapas previas se trabajó con bibliotecas con necesidades especiales y con especialistas de archivos, dándoles voz en la preparación del proceso.

Decidido el cambio, formado el equipo que lo va a llevar a cabo, trazado el plan de ruta y anunciado todo ello a la Red, nos toca finalmente a nosotros pasar también a la acción y prepararnos para el cambio. Aquí podría abordarse multitud de temas, pero quisiera centrarme en dos de ellos muy relacionados entre sí. El primero, enlazando con lo que apuntaba antes, tiene que ver con la gestión de la información sobre la migración. El segundo se refiere a la adecuación de los ciclos de trabajo internos con los propios de la migración para cumplir los requerimientos de cada etapa causando el mínimo impacto en los servicios.

Sobre la gestión de la información me pareció muy adecuado el haber tenido un primer curso introductorio en línea que nos permitió una primera inmersión en el nuevo sistema. También que la Comisión se expresara a través de un portavoz principal. Tener claro los pasos que se van a dar y las tareas que por nuestra parte van asociadas a cada etapa ha sido esencial para que todos en conjunto podamos acometer el proyecto. Pero todo es mejorable y creo que aquí cada uno tendrá sus opiniones. Por señalar alguna cosa, diré que tengo la impresión de que nos apoyamos todavía demasiado en el correo electrónico, que está bien para lanzar las instrucciones en primera instancia pero que no es el medio más idóneo para tener la información organizada y accesible. Quizá habría sido bueno disponer de una página específica en nuestra Intranet que recogiera todos esas instrucciones y contenidos de una forma organizada y actualizada; un punto único de consulta sobre todos los aspectos relativos a la migración. Y tirando de este hilo, aprovecho para llegar a los documentos de soporte técnico sobre Alma que tenemos en nuestra Intranet. Creo que deberíamos abandonar el viejo modelo y adoptar el formato de minitutoriales en vídeo, mucho más eficaces, y actualmente con un coste de producción muy bajo en tiempo y dinero.

En lo que se refiere a la adecuación de mis ciclos de trabajo con el proceso de migración no he encontrado prácticamente ninguna dificultad y el impacto sobre los servicios ha sido mínimo. Tener un calendario establecido en el que se exponía las diferentes fases de la migración, y cuándo debían finalizarse tareas en la vieja plataforma para irlas implantando en la nueva ayudó mucho en este sentido. También, que la sucesión de etapas tuviera un orden lógico. Como efecto añadido, la reorganización de los datos que supone abandonar un sistema para poner en marcha el nuevo, hace aflorar a la superficie algunas deficiencias en la biblioteca, dándonos ocasión de intentar remediarlas. También nos da pie para plantearnos una serie de temas que quizá haga tiempo que no se hayan encontrado entre nuestras prioridades. De una forma u otra, a la postre, obtendremos beneficios adicionales en la prestación de nuestros servicios simplemente por haber abordado el proceso de cambio.

Contamos ya, como aplicación de base para gestionar nuestro trabajo bibliotecario, con una plataforma nueva con muchas ventajas tecnológicas respecto de lo que conocíamos. Estas ventajas van a incidir positivamente en nuestros servicios, y creo que a la larga nuestros usuarios podrán apreciarlo. Una nueva estructura de los datos, la ubicación de los mismos en la “nube”, y una mayor facilidad de diálogo con Primo hacen presumir que esta línea de trabajo será prometedora. Ahora bien, desde el minuto uno, los primeros beneficiados hemos sido nosotros. Por fin disponemos de una plataforma con la que, en términos generales, resulta agradable trabajar. No se trata únicamente del formato, o de que esté mejor integrada con el entorno Windows, sino que la información se presenta de forma suficiente, ordenada y lógica, en términos generales. Claro que cada uno de nosotros podría señalar aspectos un poco más grises, en mi opinión la organización de ventanas del Editor de Metadatos, por ejemplo, o los caminos de retorno de determinadas pantallas que a veces no te llevan donde en principio pensabas, por mencionar otro. Sin embargo, está claro que hemos dado un salto generacional en relación al ALEPH y que el trabajo cotidiano se afronta con mucha mayor facilidad.

Como no debo extenderme mucho más, y a modo de resumen, quisiera decir que las expectativas que podía tener en los comienzos de la migración, seguramente derivadas de las propias limitaciones de la plataforma que dejábamos, se han visto superadas con creces por las realidades que nos trae la nueva aplicación, y que espero que podamos exprimirla al máximo adaptándola más fácilmente a nuestra propia tipología de bibliotecas y usuarios.

Para terminar, quisiera señalar, como integrante de la Red de Bibliotecas, que tanto la URICI como nosotros hemos dado muestras de nuestra madurez como organización, llevando a buen término un proyecto ambicioso y complicado, en unas circunstancias que no nos son especialmente favorables. No me parece aventurado decir que somos el colectivo del CSIC que más eficientemente gestiona la información que atañe a su trabajo, fruto de una orquestación afinada con el trabajo y el buen hacer profesional de todos los que formamos parte.