Enredadera, nº 29, junio 2017
Luis Dorado |   |
¿Qué es?
GesBIB es una herramienta software desarrollada íntegramente por la URICI. Está orientada a distintos tipos de usuarios relacionados con la Unidad y la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC, accesible a través de un navegador web y con acceso restringido a los usuarios que sean personal del CSIC y a los que se hayan concedido permisos para interactuar con alguno de los módulos del sistema.
Tiene como objetivo mejorar la gestión interna de la URICI, dar un valor añadido al personal de bibliotecas y archivos y dar apoyo en la toma de decisiones del ámbito bibliotecario y de producción científica del CSIC.
Es el resultado de un esfuerzo de la Unidad por centralizar la información que se maneja en sus distintos departamentos e integrarla en un único sistema, capaz de nutrirse de fuentes externas para complementar sus funciones y recabar información adicional que resulte útil a sus distintos propósitos.
Fruto de esta centralización, pretende convertirse en una fuente de información útil y verificada para sus usuarios y para otros sistemas y aplicaciones.
Interacción con otras fuentes, ventajas e inconvenientes
Aunque GesBIB nace con propósito centralizador, nos referimos solamente a la información de cuyo mantenimiento es responsable la URICI. El resto de información que presenta GesBIB y que es mantenida por entidades o sistemas externos es consultada y enlazada en nuestro sistema, por lo que se garantiza que siempre esté actualizada por sus responsables y se evita duplicar información que pueda quedar desactualizada.
Por ejemplo:
- la información de institutos o de personal del CSIC está referenciada a la que mantienen los sistemas oficiales de la Organización Central.
- la información de WoS o Scopus está siempre referenciada a los registros en dichas fuentes, por lo que se puede recuperar información adicional en cualquier momento.
Esta interacción aporta muchas ventajas, pero también hace al sistema más vulnerable a incidencias en los sistemas externos de los que depende, como caídas de sus sistemas, cambios en los interfaces (APIs), caducidades de datos de acceso, etc. En cualquier caso los inconvenientes son siempre menores que las ventajas que aporta.
Evolución del sistema
Inicialmente, GesBIB ya existía en una primera versión que fue quedando obsoleta y que se limitaba principalmente a gestionar los directorios de bibliotecas y personal bibliotecario del CSIC.
Cuando se propuso rehacer esta aplicación con tecnologías más actuales, se hizo con el objetivo inicial de cubrir los mismos servicios que la antigua, pero se vio la opción de ir integrando otros servicios de forma paulatina. Tras un año de desarrollo, se incorporó un módulo completo de gestión del ciclo de contrataciones de recursos bibliotecarios en el CSIC, que incluía tareas que en ese momento se estaban haciendo de una forma más manual y tradicional.
En la actualidad, se ha incorporado un nuevo módulo que recopila información de fuentes externas como WoS y Scopus referente a las publicaciones de los distintos centros e institutos del CSIC en revistas de ámbito científico. Una vez recopilada esta información, a través de GesBIB se realizan una serie de tareas de depuración y vinculación de los datos que finalmente da como resultado listados e informes dinámicos del impacto de la producción científica de las publicaciones de los distintos autores e institutos, así como mantener una base de datos de autores y publicaciones histórica que permita consultar la evolución en el tiempo de distintos factores.
A medio plazo, el objetivo es que GesBIB evolucione aún más e incorpore servicios nuevos (o ya existentes en sistemas externos) para continuar centralizando la información que se maneja en la herramienta. Esta centralización permitirá tener un punto de vista más certero y global de todos los ámbitos que se, con el objetivo de hacer más eficientes algunos de ellos y que sirvan de apoyo a la toma de decisiones.
Finalmente, a largo plazo, se espera que el sistema llegue a cubrir el ciclo completo de trabajo que se gestiona en la Unidad anualmente, enlazando la información de impacto de publicaciones con la contratación de recursos, la gestión de los accesos a recursos contratados, los datos estadísticos de accesos, etc. También se quiere avanzar en la integración de nuevos sistemas externos que puedan aportar información bibliométrica adicional, completar datos propios o agilizar el flujo de trabajo en la herramienta.
Por utilidad y el esfuerzo invertido en su desarrollo merecen especial mención dos módulos del sistema: el de contratación y el de indicadores bibliométricos, que se repasan brevemente a continuación.
Módulos principales: Contratación de recursos
Este módulo permite gestionar las contrataciones de recursos que se realizan desde la URICI, cubriendo los distintos pasos por los que pasa cada una:
- su creación como borrador,
- la consulta a bibliotecas de aquellos recursos que desean renovar, dar de baja o de alta,
- la publicación del concurso,
- la recepción de ofertas,
- la licitación,
- la gestión del contrato final y sus licencias asociadas y
- la consulta por bibliotecas de los recursos disponibles para sus institutos.
El módulo está dirigido al personal de URICI implicado en la gestión de contrataciones, así como al personal de bibliotecas implicado en la toma de decisiones de los recursos asociados a sus institutos.
Módulos principales: Indicadores bibliométricos
Este módulo permite cargar datos de fuentes externas como WoS y Scopus relativos a la producción científica del CSIC y su impacto según los indicadores propios de cada fuente. Ha requerido para su puesta en marcha una ardua labor de depuración por parte de personal de bibliotecas y de la URICI, y se prevé que para futuros años esta labor sea cada vez menor y se limite al mantenimiento anual de los nuevos datos incorporados.
Está dirigido a varios tipos de usuarios:
- Personal de bibliotecas, para enriquecer los servicios que ofrecen a sus institutos y se conviertan en una fuente necesaria de información que permita, por ejemplo:
- extraer datos para elaborar las memorias anuales del instituto,
- decidir en qué revistas es más conveniente publicar un artículo,
- extraer datos para optar a distintas convocatorias,
- extraer informes de la evolución del instituto, alguno de sus autores o grupos de autores, etc. o evaluar su rendimiento.
- Personal de URICI responsable de contrataciones: les permitirá, por ejemplo:
- consultar los datos de uso de recursos contratados,
- consultar los datos de producción científica, y en base a los dos criterios
- mejorar la toma de decisiones de contratación de recursos,
- disponer de datos objetivos valiosos en las negociaciones.
Desde la URICI esperamos que con la colaboración de todos los usuarios implicados en el uso y desarrollo del sistema podamos convertirlo en una herramienta cada vez más útil para todos.
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