Rosa Mª Villalón Herrera, Raquel Ibáñez González, Eva Poves Pérez. Centro de Ciencias Humanas y Sociales. Biblioteca Tomás Navarro Tomás. Departamento de Archivo (Madrid)

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Durante 2011 la Biblioteca Tomás Navarro Tomás del Centro de Ciencias Humanas y Sociales del CSIC ha gestionado la incorporación de nuevos fondos mediante el procedimiento de donación. El modelo elaborado por la URICI en su Política de aceptación de fondos archivísticos en archivos y bibliotecas del CSIC ha servido de guía en la tramitación de estas donaciones recibidas por el Departamento de Archivo de la biblioteca.

Metodología

Todos estos procesos han tenido lugar gracias a la intervención de investigadores que mediaron para que estas colecciones pasaran a formar parte del patrimonio documental del CCHS integrándose en la Biblioteca Tomás Navarro Tomás. Esto garantiza el valor patrimonial y científico de la documentación, avalado por el informe que aportan los investigadores interesados, así como su conservación, acceso y uso para la investigación de acuerdo a las condiciones establecidas en la donación. Además de los investigadores, juegan un papel imprescindible en este proceso los propietarios de la documentación, ya sean los propios científicos o sus herederos. Es la dirección de la biblioteca la que ha coordinado todas estas etapas, en las que cuenta con el asesoramiento técnico del archivo, interviniendo éste solo de forma directa en la recogida y recepción de los materiales, así como en el tratamiento técnico y su custodia

Los fondos que se han incorporado son: el archivo Lorenzo Rodríguez Castellano, el archivo Pedro Martínez Montávez, la colección de diapositivas de Antonio García y Bellido y el archivo Margarita Salas. A esto tenemos que añadir la colección de 25 videocintas Digital Betacam de la productora Story Board a través de Jorge Martínez Reverte.

En las donaciones de los archivos de Pedro Martínez Montávez y Margarita Salas ha sido necesario que un equipo del archivo, junto a la directora de la biblioteca y los investigadores implicados se desplazase a los lugares donde estaba la documentación para proceder a su recogida. La colección de diapositivas de Antonio García y Bellido y el archivo de Lorenzo Rodríguez Castellano se han recibido en las instalaciones de la biblioteca.

Las tareas de recogida y recepción de documentación se realizan de acuerdo a un protocolo de actuación que el departamento de archivo de la BTNT aplica a estos casos. En primer lugar se fotografía la documentación en su ubicación original. Se toman fotografías de los espacios y de cómo está organizada físicamente (en cajas, carpetas, ficheros, etc.). Esta información nos permite contextualizar posteriormente los datos sobre el estado de conservación de la documentación. A la par que se guarda la documentación en las cajas de almacenaje para el traslado, se realiza un inventario somero, pero que permite controlar la correcta recepción de los materiales. Este primer inventario nos sirve de base para el informe que después se elabora para finalizar los trámites administrativos de la donación.

Donaciones recibidas:

Archivo Lorenzo Rodríguez Castellano:

Vinculado al Centro de Estudios Históricos y colaborador de Tomás Navarro Tomás en el proyecto de elaboración del Atlas Lingüístico de la Península Ibérica. Esta donación ha sido realizada por las hijas de Rodríguez Castellano gracias a la mediación de la investigadora del Instituto de Lengua, Literatura y Antropología Pilar García Mouton.

Este fondo, compuesto por 14 cajas de archivo ha sido inventariado en su totalidad. Las primeras medidas que se han tomado de cara a su tratamiento han consistido en la instalación en cajas de conservación y en la digitalización de la documentación fotográfica para asegurar su preservación. En el catálogo de archivos ya se puede consultar la ficha de fondo y el siguiente paso a seguir sería proceder a su descripción en Aleph para facilitar su acceso.

Archivo Pedro Martínez Montávez:

Catedrático de la Universidad Autónoma de Madrid donde fue rector impulsando el departamento de Árabe e Islam y el Instituto de Estudios Orientales y Africanos. Esta donación fue propuesta por Cristina de la Puente investigadora del Instituto de Lenguas y Culturas del Mediterráneo y Oriente Próximo y aún no se ha concluido. Estamos a la espera de las dos últimas entregas de documentación para la elaboración del informe que se adjunta al documento de donación.

Colección de diapositivas de Antonio García y Bellido:

Arqueólogo que desarrolló su carrera profesional en el Instituto de Arqueología Rodrigo Caro del CSIC. Esta colección de diapositivas fruto de su actividad investigadora y docente viene a completar los fondos del Instituto Rodrigo Caro que ya custodiaba el departamento de Archivo. Se trata de un conjunto de 1833 diapositivas de arte y arqueología cedidas por su hija Mª Paz García-Bellido, investigadora del centro. Se va a proceder la digitalización de las diapositivas para garantizar su conservación dada la poca estabilidad y permanencia de los materiales.

Archivo Margarita Salas:

Bioquímica y Profesora Ad Honorem en el Centro de Bilogía Molecular “Severo Ochoa” del CSIC y de la Universidad Autónoma de Madrid ha donado los cuadernos de trabajo de su equipo de investigación y que servirán de estudio para futuros proyectos del CCHS. En esta donación ha participado activamente la investigadora del Instituto de Filosofía Ana Romero de Pablos, que no solo la propuso, sino que también colaboró en su recogida. El archivo tiene pendiente redactar el informe que se incluye en la documentación de la donación e instalar adecuadamente los materiales del fondo en cajas de conservación de acuerdo a su morfología.

Colección de películas de la productora Story Board:

Esta donación tuvo lugar después de la celebración de las V Jornadas de Archivo y Memoria organizadas por el centro y en las que participó Jorge Martínez Reverte que forma parte de esta productora. Son grabaciones de tema antropológico y estamos pendientes de proceder a la migración de los datos a formato digital para realizar su descripción.

No hay duda de que las donaciones enriquecen el patrimonio archivístico y científico del CSIC al ser nuevas fuentes para la investigación, pero hay que tener en cuenta que suponen un esfuerzo extra pues obligan a invertir recursos humanos y materiales. Una nueva donación implica un estudio y redistribución de los espacios en los depósitos y adquisición de materiales de conservación para instalar adecuadamente los nuevos fondos. Además de esto, al personal del archivo se le suman nuevas tareas que pueden interferir en la planificación del trabajo cotidiano. Todo esto se traduce en costes económicos que la institución debe sopesar pues el objetivo final es que estas donaciones sirvan de apoyo a la investigación y no se conviertan en un cúmulo de documentación sin procesar que no pueda ponerse a disposición de la comunidad científica. Debemos, por tanto, ser especialmente cuidadosos en su selección y aceptación, conjugando dos variables fundamentales, la adecuación científica y la capacidad del organismo receptor.