Ana María Sánchez Montañés. Servicio SURAD-URICI (Madrid)

El pasado 7 de enero de 2015 se ha implantado la aplicación de gestión de préstamo interbibliotecario GTBib en nuestra Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC.

Las razones que han llevado a este cambio de herramienta de Préstamo Interbibliotecario (PI) han sido varias, entre otras el paso a la versión de Aleph 22 cuyo módulo de PI no permite nuestra forma actual de gestión. La aplicación GTBib ha sido seleccionada por una serie de ventajas, destacando que está diseñada específicamente para el préstamo interbibliotecario. Es intuitiva y fácil de usar, además de ofrecer un mantenimiento constante y gestión eficaz por parte de sus desarrolladores que la  adaptan de forma continua a nuestros requerimientos. Sin olvidar que la mayoría de las bibliotecas con las que interactuamos usan GTBib, con lo cual hemos pasado a hablar el mismo idioma al gestionar el PI.

Después de los trabajos previos realizados en 2014, la integración ha sido rápida y eficiente. Las bibliotecas de la Red han aceptado bien el cambio, se han adaptado sin problemas y aprecian la facilidad de uso de la herramienta.

Con la implantación de esta aplicación se ha dado un paso más hacia la centralización del servicio de PI en nuestra Red, quedando centralizada la entrada de solicitudes de centros externos en el Servicio de Último Recurso para el Acceso al Documento (SURAD), que es el punto único de entrada, distribuyendo o delegando las peticiones a las distintas bibliotecas que sirven el documento de sus fondos. Las solicitudes propias hacia el exterior y entre bibliotecas del CSIC continúan de forma descentralizada, aunque gran parte delega la gestión de peticiones a proveedores extranjeros en SURAD.

La centralización de la facturación con GTBib ha dado otro gran paso a nivel de Red, siendo 51 los centros que facturan conjuntamente y 7 recién incorporados en 2015, facturándose de forma centralizada aproximadamente el  91% de las peticiones servidas a centros externos. De un total de 3.269 peticiones servidas en el primer cuatrimestre,  3.030 se facturan de forma centralizada y sólo 283 individualmente, esto es un buen avance en la mejora de la percepción externa de las bibliotecas del CSIC como una Red. 

En cuanto a datos de uso totales, fig. 1, analizando el primer cuatrimestre de 2015, de 6.702 peticiones resueltas en total (proveedor CSIC y externo), entre los 10 centros que más utilizan el servicio de PI, destaca SURAD que da servicio a los centros del plan 100% digital, y le siguen las bibliotecas más activas de la red. El alto uso de los centros sin biblioteca del plan 100% muestra que en la Red nos estamos adaptando muy bien a las circunstancias cambiantes sin variar el nivel de servicio a nuestros usuarios. 

Fig. 1 Los 10 centros CSIC principales usuarios del servicio de PI

Listando los diez principales proveedores externos, fig. 2; de un total de 1.866 peticiones servidas, encabeza la lista  la Universidad de Barcelona, seguida de la red alemana SUBITO, y varias Universidades nacionales a mayor distancia.

Fig.2  Los 10 centros externos principales proveedores 

Los 10 centros CSIC principales suministradores a externos, de un total de 3.269 peticiones servidas en el primer cuatrimestre; SURAD es el principal por servir la colección digital, destacando el CCHS, CBM, MNCN y el IQFR.

Fig.3  Los 10 centros CSIC principales suministradores a externos

En conjunto la percepción de la implantación de esta nueva aplicación es muy buena, la gestión del PI está más centralizada, proporciona una visión mejor de la Red en su conjunto y es mucho más fácil el control, la extracción de datos y la facturación.