Juan Pedro López Monjón |   |
Hace algo más de un año que se presentó en la Secretaría de Estado de Cultura la nueva versión del Portal de Archivos Españoles, que se ha dado en llamar PARES 2.0, resultado del trabajo de colaboración de la Subdirección General de los Archivos Estatales y la Subdirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
PARES 2.0 destaca por convertirse en un sistema interoperable con otros sistemas de información cultural nacionales e internacionales, como el Portal Europeo de Archivos, HISPANA, EUROPEANA, VIAF, etc., poniendo a disposición de los usuarios la información archivística mediante datos abiertos y enlazables. Además presenta una nueva interfaz de búsqueda de fácil uso, intuitiva y amigable, donde destaca el uso de facetas para limitar resultados, la posibilidad de búsquedas multilingües y la navegación entre unidades descriptivas, autoridades archivísticas y sus relaciones, puntos de acceso y objetos digitales. Junto a estas mejoras, otras como la posibilidad de exportar e importar datos, georreferenciar y geolocalizar datos, tener URLs estables de los registros descriptivos, mejoras en la agenda del investigador, etc. En definitiva, la posibilidad de reutilización de datos para crear valor.
Los retos que se planteaban eran la movilidad de los datos y el “big data”, con el horizonte, si no realidad ya, de una evolución de los sistemas que permita a los archivos asumir la gestión de documentos de la administración electrónica.
PARES 2.0 inició su andadura a finales de 2016 y desde entonces se han ido introduciendo algunas mejoras si bien está pendiente la, comentada en su presentación, puesta en marcha de aplicaciones para móviles donde las notificaciones de realidad virtual, agenda cultural y su integración en redes sociales abren nuevas alternativas de difusión del rico patrimonio que conservan los archivos.
La experiencia de usuario resulta muy positiva, las posibilidades van de lo más sencillo a lo más complejo pudiendo seleccionar el tipo de búsqueda y filtrar por múltiples elementos como de descripción, archivo, fecha, soporte, signatura o sólo documentos digitalizados. En la página de resultados lo primero que se puede hacer es repetir, con un simple click, la búsqueda en el Portal Europeo de Archivos, lo cual abre nuevas fuentes de información al usuario; además se puede añadir la búsqueda a la agenda del usuario o compartirla vía Twitter, Facebook o correo electrónico, todo ello antes de ver los resultados obtenidos. El listado de resultados, como la búsqueda, puede ser limitado por facetas lo cual permite acotar y reducir el ruido documental; acceder directamente a los documentos digitalizados y ordenar por diferentes criterios como relevancia, título, fecha autor, archivo, signatura, etc.
La descripción del documento también se puede compartir por las mismas vías que las búsquedas, guardarla en nuestra agenda o imprimirla. Dentro del registro existe la posibilidad de navegar entre las autoridades que el mismo presenta.
Como novedad, en PARES 2.0 se encuentra la búsqueda directa en el catálogo de autoridades, también con la posibilidad de hacer búsquedas sencillas o complejas y con filtros por tipo de autoridad y fecha. La página de resultados presenta las mismas funcionalidades que en la búsqueda de documentos.
Los registros de autoridad presentan la interesante novedad de poder ser exportados en EAC –CPF de modo que puede aprovecharse la descripción por parte de otros catálogos. También se puede compartir vía redes sociales o correo electrónico, añadir a la agenda o imprimir. Además los registros, con una riqueza descriptiva variada, dependiendo de la información disponible, pero siempre relevante, presentan los datos sobre la autoridad y enlaces a los documentos producidos por el autor o entidad o a documentos relacionados en los diferentes archivos presentes en PARES.
A todo ello añadir las mejoras en la agenda de los usuarios que permiten organizar la información relevante en carpetas donde aparecen separados los documentos de los registros de autoridad.
Mejoras claras para el usuario del Portal de Archivos Estatales que permiten una localización más sencilla de documentos relevantes y de información sobre las autoridades relacionadas, pero especialmente, mejoras en la navegabilidad y en las posibilidades de exportación de los datos, todo ello limando las dificultades que tenía el antiguo PARES que obligaba a repetir la búsqueda si se cambiaba de archivo, lo cual dificultaba mucho su utilización.
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