Enredadera, nº 32, diciembre 2018
María del Pilar Martínez Olmo |   |
Resumen: La Biblioteca Nacional organiza una Jornada sobre Preservación del Patrimonio Digital en el marco del Año Europeo del Patrimonio Cultural
Palabras clave: Patrimonio Digital, Preservación.
El Año Europeo del Patrimonio Cultural que celebramos en 2018 está dando lugar a numerosas actividades que contribuyen a concienciar y difundir su valor y su importancia para la sociedad del presente y del futuro. Museos, archivos y bibliotecas ofrecen exposiciones y proyectos que acercan a los visitantes la realidad del patrimonio artístico, del bibliográfico o del patrimonio natural que son sin duda los más conocidos. Sin embargo, la sociedad del siglo XXI amplía el campo del patrimonio a nuevas realidades que suponen un nuevo reto a los profesionales de las instituciones gestoras de bienes patrimoniales. Nos referimos, por ejemplo, al patrimonio documental digital.
Dentro del marco de esta celebración y acorde con su posición de vanguardia, la Biblioteca Nacional de España (BNE) organizó el pasado 11 de octubre una Jornada sobre Preservación Digital para abordar los retos, las dificultades y las oportunidades de la tarea de preservar para el futuro nuestro patrimonio documental digital
La directora de la BNE, Ana Santos, inauguró la jornada invitando a reflexionar sobre cómo definir los documentos que forman este conjunto y cómo garantizar su preservación para que puedan ser consultados en el futuro. Para ello será necesario tener en cuenta el volumen, el espacio de almacenamiento que necesitan, la continua actualización de una misma información o documento, la variedad de tecnologías utilizadas para su creación y la obsolescencia tecnológica con el fin de garantizar la recuperación y lectura de los documentos digitales. Un reto, sin duda, para todos los profesionales de las bibliotecas y de los archivos. Pero en este nuevo entorno, Ana Santos ofreció una propuesta de colaboración para conseguir el resultado mejor posible con los medios que aporten todos los centros implicados: instituciones, centros de enseñanza, empresas privadas, etc.
La jornada estuvo estructurada en dos bloques coincidentes con la mañana y la tarde, dedicados respectivamente a la experiencia de las instituciones y a las propuestas y experiencias de empresas. La conferencia inaugural corrió a cargo de Miquel Térmens, especialista en preservación digital y profesor de la Universitat de Barcelona (UB). Presentó un marco teórico sobre la situación de la producción de documentos digitales en nuestros días, su crecimiento, la necesidad de una selección con criterios fijos y claros, la dificultad de su almacenamiento, etc., para exponer en segundo lugar la propuesta que han desarrollado en la UB para organizar la preservación de toda la documentación que están generando en soporte digital. No solo la digitalización de fondos manuscritos e impresos de la colección bibliográfica y documental de la biblioteca, sino toda la documentación de normativas, páginas web, formularios, bases de datos, registros, etc., de la universidad, ampliando el espectro para que todos estos documentos formen parte del archivo del futuro, aunque su soporte sea diferente.
Expuso con claridad la importancia de desarrollar un plan de preservación digital dotándose de unos procedimientos y unos medios adecuados haciendo una previsión a medio - largo plazo ya que, en su opinión, es la mejor garantía de conseguir el objetivo. Abordar una necesidad sin la reflexión adecuada o con los medios humanos y económicos inadecuados puede llevar a tomar decisiones equivocadas que tengan como consecuencia una situación de pérdida de documentación o de ilegibilidad, provocando un problema mayor que el no haberla abordado.
El bloque de comunicaciones titulado Perspectiva institucional contó con la participación de siete profesionales, dos de ellos de la BNE. Isabel Bordes abordó la necesidad de afrontar el nuevo reto desde una perspectiva global y Mar Pérez Morillo describió el depósito legal de publicaciones en línea (DLe), creado como garantía para la preservación de lo nacido digital, pero necesitado de una gestión completamente diferente del conocido depósito legal de publicaciones impresas, aunque ambos tengan objetivos semejantes.
La primera de las características propias del DLe es que la responsabilidad de cumplir la normativa no recae en los editores sino en las instituciones que han recibido tal encargo: la BNE y las bibliotecas de las Comunidades Autónomas. Debido a las peculiaridades de los documentos, su localización y recolección tienen también características propias. Los documentos que son públicos y de acceso gratuito se reúnen mediante sistemas automáticos: robots o “arañas” definidos para este cometido. Los documentos de pago (libros electrónicos, materiales audiovisuales, etc.) se reúnen previo acuerdo con el editor para que facilite los medios para poder obtener un ejemplar o copia de cada documento. La obligación está en permitir el acceso a los recolectores y no en la entrega material de una copia.
Las experiencias de preservación de Radio Televisión Española (RTVE), la biblioteca digital memoriademadrid, la Biblioteca de Catalunya, la Bibliothèque nationale de France y la biblioteca de la Universidad de las Islas Baleares permitieron conocer visiones complementarias. Las instituciones mencionadas presentaron sus sistemas de preservación de documentos creados tras procesos de digitalización previos. Iris López de Solís, de RTVE, contó el proceso de digitalización de los soportes de imagen y sonido anteriores a la era digital, la necesidad de describirlos al menos de forma abreviada para tenerlos totalmente disponibles de forma inmediata, y el acuerdo alcanzado con Filmoteca Española para depositar los originales para su custodia. Madrid, Barcelona y también Francia estuvieron de acuerdo en que es una realidad que ha ido surgiendo de lo que se desarrolló como un sistema de preservación de originales pero que ha generado dos nuevas realidades. Por un lado, se mantiene la necesidad de preservar los originales de acuerdo con sus características físicas y por otro, exige la preservación de las copias digitales convertidas a su vez en nuevos documentos más inestables, que necesitan elementos externos para su lectura y dependen totalmente de la tecnología.
También estuvieron de acuerdo en que la preservación es necesaria, pero debe estar bien definida, debe contar con un procedimiento de actuación escrito y evaluable, y debe contar con los medios técnicos, humanos y económicos necesarios para llevarla a cabo ya que cualquier inversión parcial será una inversión equivocada al no poder garantizar el cumplimiento del objetivo. Idea planteada también en la conferencia inaugural.
En todas las exposiciones se repitieron las ideas de que microfilmar, digitalizar, almacenar, tener dos copias en lugares diferentes, etc., son acciones importantes, pero no son lo mismo que preservar. La tarea de preservación debe garantizar que la documentación digital y/o electrónica exista y esté disponible en todo momento por lo que es imprescindible tener establecido un sistema de revisión de la calidad de los documentos, que no se corrompan al copiarse a un nuevo soporte, que los metadatos de descripción estén correctamente grabados y permitan su recuperación; que los soportes de almacenamiento no sufran daños físicos o electrónicos que pongan en riesgo la información que contienen, que los programas que facilitan el acceso estén actualizados y los servidores en los que se instalan sean compatibles, etc.
Se presentaron experiencias de pérdida de información producida por el deterioro de un disco físico, o por la compra de un nuevo ordenador que ya no tiene los dispositivos necesarios para leer el tipo de soporte anterior, o porque el programa de consulta no es compatible con el nuevo sistema operativo de un ordenador o servidor presentado como un avance.
Sin embargo, no todos son problemas y en el bloque de la tarde, titulado “Otras perspectivas”, varias instituciones y empresas ofrecieron soluciones para abordar esta nueva realidad.
LIBNOVA es una empresa de tecnología muy cercana al mundo de la documentación y de las bibliotecas que ha desarrollado un proyecto completo de preservación para las instituciones. La combinación de un proyecto de almacenamiento Libdata y un programa de gestión para la preservación Libsafe le permite ofrecer una solución acorde con su lema comercial “La tecnología cambia, su información permanece”. Su propuesta se ha ganado la confianza de numerosas instituciones y empresas españolas así como de otros países como Panamá, Colombia, Alemania, etc. Ofrece una actualización constante de la información acorde con las necesidades de cada momento con un amplio soporte tecnológico y unos procedimientos bien definidos. Un cambio constante, ordenado y previsto para garantizar los mismos servicios en todo momento.
La empresa PIQL, sin embargo, ofrece una propuesta muy diferente. La empresa noruega, con delegación en España, ofrece un sistema de almacenamiento permanente fuera de línea, empleando unas cintas semejantes a las utilizadas en el mundo del cine, en las que se realiza una grabación digital que incorpora una parte visible para los metadatos, y no necesita mantenimiento ni actualización. Los programas de consulta permiten localizar la ubicación de la información que se necesita y solo esa cinta se extrae del depósito, se carga y se envía la copia a un servidor seguro. PIQL propone copias duraderas sin continua actualización y unos medios ópticos de lectura menos dependientes de los avances tecnológicos.
La empresa mostró su participación en el Arctic World Archive y confirmó que las instituciones y organismos públicos de Noruega tienen implantado este sistema que ya ha empezado a instalarse también en diferentes países de Europa y de Iberoamérica.
Las mesas redondas permitieron intercambiar opiniones sobre los temas expuestos a lo largo del día y conocer cómo se enfrenta cada institución a estos nuevos retos.
Como conclusión se puede decir que hay una conciencia en el mundo profesional de que debemos poner los medios para hacer posible que en el futuro esté disponible la documentación que se está generando en nuestros días, que cada vez más estos documentos nacen ya en soporte digital y que se actualizan con tanta frecuencia que resulta imposible conservar y almacenar todo. Por ello se invita a reflexionar a nivel de cada institución y a todas en conjunto, sobre los requerimientos de esta nueva realidad y los procesos que conviene poner en práctica.
El CSIC es una de las instituciones que está trabajando en esta nueva realidad y también la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC a través de la URICI y ya en 2014 publicó Carolina Santamarina en esta misma revista, Enredadera, una reflexión sobre Preservación digital.
Las intervenciones de la Jornada se encuentran disponibles en el canal de Youtube de la BNE accesibles mediante los enlaces que ofrece la página web. http://www.bne.es/es/Actividades/2018/10-octubre/jornada-sobre-preservacion-del-patrimonio-digital.html
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