Mercedes Baquero y Luis Dorado. Unidad de Recursos de Información Científica para la Investigación (Madrid) |   |
La URICI centraliza la adquisición de recursos de información científica para la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC. El investigador del organismo, a golpe de clic, accede a estos recursos de modo transparente, sin percibir –afortunadamente- el trabajo (técnico y administrativo) que hay detrás.
Durante el proceso de adquisición de los recursos de información se generan datos que se utilizan en otras actividades de la gestión de la Red. Pero, también, la descripción del recurso a adquirir o su activación posterior necesita información que ha nacido en otras etapas de la gestión de la Red (así los IPs de los centros, el control de usuarios autorizados, volumen de personal desglosado por centro o por área, direcciones físicas de los institutos, etc.).
La URICI se planteó hace tiempo la necesidad de una herramienta que informatizara este flujo de trabajo que es la base de la información que se ofrece en la Biblioteca Virtual del CSIC.
Esta herramienta, GesBIB 2, debía contemplar varias características específicas de la adquisición centralizada que se realiza para la Red del CSIC:
Qué contenidos adquiere la URICI: revistas científicas (impresas y digitales), libros electrónicos, bases de datos, portales científicos, etc.- Quién interviene en la adquisición: las bibliotecas/centros del CSIC que presentan sus necesidades de información a la URICI y los proveedores comerciales de esa información. Y el equipo de la URICI que media en esa “entrada y salida” de datos, en uno y otro sentido.
- Para quién: en ciertas contrataciones, un título individual para un centro concreto, en otras ocasiones, un título o un paquete de títulos para toda la institución.
- Cuándo se adquieren: generalmente en contratos anuales.
- Cómo: mediante concursos o contratación directa, regidos por la Ley de Contratos del Sector Público.
Especialmente ligado a este cómo se ha pedido a la plataforma GesBIB 2:
- Que su funcionamiento se acompasase al calendario de contrataciones, cuando estas se hacen por concursos públicos de suministros.
- Que la comunicación de desideratas (altas, bajas, modificaciones) entre los centros y la URICI se realizara directamente en la aplicación.
- Que la validación de las ofertas de los proveedores se hiciera del modo más automático posible.
- Que la información de quién tiene qué se pudiera consultar por toda la Red en cualquier momento.
- Que se mantuviera un histórico de todas las contrataciones, y especialmente que se le pueda seguir la pista a un título o a un editor o a un centro concreto a lo largo de los años.
Uso de GesBIB 2 en las contrataciones de 2016
En el periodo de creación de la herramienta se han cargado datos de las contrataciones de 2013-2015, y se ha utilizado GesBIB 2 para todas las fases de las de 2016. Desde mayo de 2015 las bibliotecas han podido consultar sus datos del presente y de los dos años anteriores y (después de un curso impartido también en ese mes de mayo) la han utilizado para enviar sus propuestas para 2016. La URICI ha generado desde GesBIB 2 los listados que van a los pliegos de los concursos y posteriormente ha hecho la revisión imprescindible para confirmar que todo lo solicitado será ofrecido por los proveedores.
La aplicación ha quedado completada en lo que se refiere a las contrataciones de suscripciones/títulos individuales, aunque se ha desarrollado menos en lo que afecta a las contrataciones institucionales. Queda como objetivo futuro incluir en GesBIB 2 otra información que ahora mismo está dispersa en varios apartados de la intranet (las licencias que se firman con los editores, estadísticas de uso, etc.) o distribuida por distintas páginas de la web, especialmente en el Portal de editores.
El punto de vista técnico
A raíz de la necesidad de informatización de la gestión de recursos bibliotecarios que se contratan desde la URICI, se planteó la posibilidad de crear una aplicación informática que sirviera de base para este nuevo desarrollo pero también para futuras ampliaciones y necesidades de la Red de Bibliotecas del CSIC.
Esta base se ha creado siguiendo una serie de requisitos que se consideraron básicos para su funcionamiento e integración en el CSIC:
- Que los usuarios del CSIC pudieran acceder a ella por medio de la intranet de la Red de Bibliotecas utilizando sus mismas credenciales corporativas.
- Que su información pudiera ser explotada en forma de portlet para su integración en Alfresco, la herramienta que el CSIC utiliza para el desarrollo de su web e intranet.
- Que permitiera definir perfiles y aplicar roles de usuario para que cada usuario vea y gestione solo la información que debe y que le interesa.
- Que el aspecto (diseño) concuerde con el corporativo del CSIC.
- Que elimine duplicidades e información redundante. Toda la información que ya se mantiene en las bases de datos corporativas del CSIC se debía vincular de forma adecuada con la información propia de nuestro sistema en lugar de duplicar o importar periódicamente los datos.
A partir de estos requisitos, se desarrolló el Sistema de Información GesBIB 2 utilizando las últimas tecnologías de desarrollo: Java, Spring, Hibernate, Primefaces y JSF entre otras.
Merece especial mención de cara al usuario que las interfaces de usuario utilizadas, basadas en Primefaces, permiten al usuario interactuar con el sistema como si lo hiciera con un software de escritorio a través de un entorno web. Esto evita las engorrosas instalaciones de software en los equipos de los usuarios y permite utilizar el sistema desde cualquier sitio con un simple navegador web.
En cuanto a la parte funcional, el sistema permite a sus usuarios gestionar actualmente:
- la información de bibliotecas de la Red
- las personas adscritas a cada biblioteca
- los rangos de IPs asociados a cada centro o instituto para gestionar los accesos de cada uno a los recursos contratados
- estadísticas de uso de recursos
- los recursos bibliotecarios contratados actuales y pasados
- el proceso completo de contratación de nuevos recursos
- las propuestas de contratación de las bibliotecas
En un futuro próximo la URICI planea ir incorporando nuevas funcionalidades al sistema, algunas inexistentes actualmente y otras que se gestionan en entornos aparte y se quieren centralizar para que se puedan explotar sus datos de forma conjunta y más sencilla.
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