Enredadera, nº 35, julio 2020
Ana Sánchez Montañés |   |
CONFINAMIENTO
Los acontecimientos de la semana del 9 al 13 de marzo, días previos al confinamiento, marcaron que el personal SURAD comenzara a organizarse para trabajar desde casa para evitar cortar el servicio a toda la red ya que está centralizada la entrada de peticiones de préstamo interbibliotecario al CSIC. Mª Ángeles Cuadrado, Rafael Tabernero, Marisol Sánchez-Cañete y yo, hemos estado desde esa semana los cuatro al pie del cañón, manteniendo el servicio abierto.
Las instrucciones iniciales de la URICI del 12 de marzo en cuanto a PI fueron dar de alta las IPs de domicilios en la aplicación GTBib de gestión de obtención de documentos y préstamo interbibliotecario y en su caso, la activación del acceso al escritorio VDI mediante VPN. Y así procedimos, dando de alta las IPs en GTBib de forma generalizada a los bibliotecarios de PI de la Red del CSIC que lo solicitaron, ya que era la opción disponible inicialmente. Igualmente comunicamos a los usuarios del Plan100%Digital que seguirían siendo atendidos en teletrabajo con algunas restricciones por cierre de proveedores.
A partir del 16 de marzo, lunes siguiente a la declaración de Estado de Alarma por la COVID19, se produjo un cierre generalizado de las bibliotecas Universitarias y de centros CSIC, difundiéndose de forma casi simultánea el mensaje de la continuidad del servicio para solicitudes de documentos de las colecciones digitales. La apertura del servicio electrónico fue rápida gracias a la organización y disponibilidad de los profesionales de préstamo.
DIFICULTADES Y SOLUCIONES
El trabajo en casa nos ha enfrentado a una serie de dificultades. La primera que muchas IPs de domicilios dieron problemas por ser variables. Los administradores de GTBib tras unas pruebas rápidas, habilitaron el 18 de marzo el acceso mediante menú de usuario, para ello les facilité una lista de gestores de PI revisando su ficha en GTBib y dando su ID del CSIC y email. Desde esa fecha, accede cada bibliotecario que lo solicitó a su menú de usuario, autenticándose con sus claves personales de la intranet y entra así directamente a su biblioteca de PI en GTBib. Los pocos gestores de PI que accedemos por VDI no hemos tenido problemas. El acceso mediante menú de usuario sigue aún habilitado y funcionando perfectamente.
Otra dificultad insalvable por no ser teletrabajo propiamente dicho, ha sido la carencia de equipos o de conexión a internet. Algunas bibliotecas no se han sumado a abrir el PI en trabajo desde casa. Han sido las menos, pero se entiende que no todo el personal dispone de equipo informático o conexión a internet adecuada en su domicilio.
La tercera dificultad ha sido la imposibilidad de acceso al fondo impreso de las bibliotecas ya sea copias o préstamo de monografías. Esto ha llevado a alguna biblioteca también a cerrar el PI total o parcialmente, debido a las características de las peticiones de sus usuarios o de su fondo, principalmente impreso. Al cerrar enviamos instrucciones a REBIUN para anular las devoluciones de libros, y se produjo una “amnistía” en el movimiento de ejemplares que aún sigue vigente. Prorrogamos las fechas de todas las devoluciones en GTBib.
SERVICIO DURANTE LA COVID-19
Respecto al servicio proporcionado por SURAD, hemos dedicado mucho tiempo a revisar usuarios de cada centro del Plan100%Digital, dando 980 altas nuevas y marcando 143 bajas. Esto ha llevado a un incremento en estos tres meses de las peticiones de estos centros de un 40%, comparado con los tres meses anteriores. De 452 peticiones a 630. El reto ha sido poder atenderles sin el acceso ya mencionado al fondo impreso propio y nacional (o extranjero, la red italiana NILDE tenía el mismo problema). Y ayudar a las bibliotecas del CSIC a obtener este tipo de peticiones. El resultado ha sido bueno, viendo los tres meses anteriores en los que atendimos un 94% de las peticiones recibidas, durante el confinamiento hemos llegado a un nivel de servicio del 86,8%, de 630 se han servido 547 peticiones. Y 106 peticiones servidas a las bibliotecas CSIC.
En abril para atender peticiones de fondo impreso recurrimos a solicitar al extranjero y a recursos del tipo Semantic Scholar, Academia.edu o ResearchGate. Con el proveedor SUBITO hemos tenido problemas al trabajar en casa, por no poder imprimir los archivos que envían protegidos, por lo que hemos evitado pedirles todo artículo con licencia y especial protección. Esto nos sigue suponiendo una dificultad por ser el proveedor extranjero más rápido y barato. Con la OCLC el servicio como suministradores se ha interrumpido casi dos meses, por el cierre de las bibliotecas proveedoras de fondo impreso, ya que no se ha volcado al WorldCat la colección digital. Y prácticamente todas las peticiones recibidas han sido denegadas hasta mediados de mayo.
A principios de mayo gracias al personal de la URICI, nos llegó información sobre dos iniciativas de PI sin ánimo de lucro que han sido de gran utilidad, sobre las que ya hemos publicado noticias y twitter. RapidILL de ExLibris y RSCVD de IFLA. La colaboración y solidaridad de bibliotecas de diferentes países ha sido y es aún de gran ayuda e igualmente la colaboración de los compañeros de la URICI
DESCONFINAMIENTO
Respecto a la desescalada y reapertura, se está retrasando y está siendo muy irregular según zonas. Las normas de apertura son variables. En general las Universidades y algún centro CSIC que ya han abierto, lo han hecho con menos personal y presencialmente días alternos. Las zonas más avanzadas en la desescalada como Cantabria, Galicia, Andalucía, Navarra o País Vasco, han reabierto su servicio de suministro de fondo impreso y aliviado mucho la situación que teníamos de acceso únicamente a colecciones electrónicas. El préstamo, especialmente devoluciones de monografías, se está retomando lentamente y sujeto a normas de cuarentena.
El personal SURAD por ubicarnos en Madrid seguimos a mediados de junio en trabajo desde casa, pero no nos supone ningún problema ya que no trabajamos con fondo físico, y nuestro trabajo se ve facilitado por la progresiva reapertura de los Centros CSIC y Universidades. Desde la reapertura a medios de mayo de la Escuela Española de Historia y Arqueología de Roma, seguida por la Institución Milà i Fontanals en Barcelona, Museo Nacional de Ciencias Naturales en Madrid, Escuela de Estudios Árabes en Granada o Instituto de Estudios Gallegos Padre Sarmiento en Santiago de Compostela, hemos podido retomar el servicio como proveedores a la OCLC, y duplicado las peticiones entrantes con las servidas, 16 en este periodo. Una gran noticia. A final de mes se inicia la reincorporación parcial.
El sector bibliotecario en el cual nos incluimos, ha hecho un gran esfuerzo desde casa para acompañar y atender a los investigadores estos meses, intentando no negarles el acceso a la información que necesitaban.
Como anécdota a recordar, pedías un sábado un documento y lo tenías el domingo enviado por un compañero de la Universidad que estaba igualmente en su casa y se asomaba al PI “por si había algo que atender”. Un diez en colaboración, solidaridad y disponibilidad a todos los colegas de PI nacionales y extranjeros.
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