Enredadera, nº 35, julio 2020

Carmen Pérez-Montes Salmerón[1] carmen.perezmontes@cchs.csic.es  Biblioteca Tomás Navarro Tomás. Centro de Ciencias Humanas y Sociales (CCHS-CSIC) Madrid

INTRODUCCIÓN

Durante los meses de confinamiento debido a la pandemia de la Covid 19 el teletrabajo se ha convertido en una nueva realidad a la que nos hemos tenido que adaptar con celeridad. Esta opción prácticamente inexistente en bibliotecas y archivos hasta ahora, ha adquirido un papel protagonista durante esta pandemia.

Los profesionales de la Biblioteca Tomás Navarro Tomas hemos tenido que reorientar los trabajos relacionados con la colección física y la presencia del usuario por aquellos que se podían realizar de forma local con nuestros materiales y equipos, o que se podían desarrollar en línea porque los gestores de información utilizados por la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC están en la nube. Pero también hemos tenido que mejorar los servicios digitales; reforzar la creación de los contenidos formativos e informacionales; replantear nuestra forma de relacionarnos con los investigadores; crear nuevos productos y servicios ampliando los contenidos en nuestras Web; esquivar los problemas derivados de la ausencia de los documentos físicos; y, todo ello sin olvidar la gestión administrativa del presupuesto, o la realización de la Comisión de la Biblioteca.

Sin embargo, hemos podido acometer algunos proyectos de mejora necesarios tanto en las colecciones bibliográficas y de archivos, como en los servicios y en los productos de gestión interna. Así, por ejemplo, se ha hecho la revisión, redacción y adecuación a ALMA de todos los procedimientos del departamento de Servicios; la renovación de la Intranet de la Biblioteca; las revisiones de los carnés de usuarios, de los clientes del préstamo interbibliotecario y de los enlaces rotos en las Web. Y, por supuesto, hemos podido trabajar con el repositorio, en el servicio de evaluación científica atendiendo solicitudes de sexenios y en los de apoyo a la investigación resolviendo las consultas y dudas recibidas en nuestro buzón. También hemos podido formarnos y aprovechar la oferta de cursos y webinar.

En definitiva, este paréntesis nos ha regalado tiempo para pensar muchos trabajos y aspectos de la Biblioteca y para adecuar los equipos y espacios en nuestras casas. Si alguna cosa ha dejado claro este confinamiento, ha sido la importancia de la transformación digital de nuestro trabajo y el valor de la formación. En eso hemos tenido que aprender todos un poco.

De forma concreta, las iniciativas abordadas por los profesionales de la Biblioteca en este tiempo han sido amplias y variadas. En esta contribución rescatamos algunas a modo de ejemplo de la variedad de trabajos abordados y las acompañamos con nuestras percepciones y conclusiones.

ACCESO VPN Y EL VALOR ESTRATÉGICO DE LA TECNOLOGÍA

La Biblioteca Tomás Navarro Tomás depende en buena parte del mantenimiento de conexiones con los servidores del CCHS-CSIC. Desde los primeros días del confinamiento el acceso a los equipos del trabajo y a los servidores de nuestro Centro se plantearon como una necesidad. La conexión VPN se reveló fundamental para la buena marcha de la Biblioteca. Su instalación a cargo de la Unidad Tecnología de la Biblioteca (UTEC) en los equipos de esa unidad y en la dirección han hecho posible la gestión administrativa y tecnológica de la Biblioteca y el desarrollo de los servicios.

A nivel de gestión, el acceso a la firma electrónica ha permitido el trabajo con el presupuesto. Han sido tramitados más de 11 expedientes de compras por los departamentos de la Biblioteca durante estos meses con los que se han adquirido los materiales fungibles especiales para la Biblioteca y el Archivo, se han pagado las membresías y se ha gestionado los expedientes bibliográficos y administrativos.

Por otro lado, el acceso de la UTEC a los servidores de nuestro Centro ha permitido el desarrollo normalizado del resto de secciones de la Biblioteca, las actualizaciones de las Web de la Biblioteca y el funcionamiento de los servicios de información y difusión. El acceso a las listas de distribución del Centro ha sido el canal de información con los investigadores. En la difusión, han sido numerosos los trabajos desarrollados por parte de esa unidad debido a que el soporte técnico es imprescindible para visibilizar los resultados de los trabajos realizados en la Biblioteca. Su participación está presente en las efemérides de los días internacionales del libro y de los archivos dedicados a los Episodios Nacionales de Benito Pérez Galdós y al psicoanalista Ángel Garma; la publicación de la pieza del mes dedicada en estos meses a Electra: drama en cinco actos de Galdós, A Journal of the Plague Year, de Daniel Defoe y Psicoanálisis de los sueños de Ángel Garma; la del boletín de novedades; el diseño de infografías y guías formativas en la serie Tu Biblioteca te ayuda o la de los podcasts, etc.

El acceso a los servidores del centro también ha permitido abordar algunos proyectos importantes para la biblioteca, que de otra manera habrían quedado pendientes este año. Sería demasiado larga la lista de trabajos realizados en esa línea, pero destaquemos el desarrollo del buscador de revistas de humanidades y ciencias sociales que se presenta en este número y la participación en el proyecto Mapping Pliegos que se describe en el apartado de la colección.

DUALIDAD DE LA BIBLIOTECA. COLECCIÓN Y SERVICIOS

La Biblioteca Tomás Navarro Tomás desde el pasado año viene desarrollando nuevos servicios que favorecen la integración de los procesos de investigación en la Ciencia abierta. Desde esa visión cobra protagonismo la relación con el investigador y la creación de contenidos y productos que ayuden a esa integración y en esa línea hemos trabajado. Pero la Biblioteca, además, tiene una gran colección.^[2] Su atención y su difusión también ha ocupado una gran parte del esfuerzo y trabajo en este tiempo.

Desde los servicios

La Biblioteca ha vivido este tiempo como una oportunidad. El equipo ha podido reflexionar y avanzar en el desarrollo de los instrumentos y contenidos que fortalecen los servicios de apoyo a la investigación pudiendo terminar y consolidar algunos como el buscador de revistas de humanidades y ciencias sociales y la serie Tu Biblioteca te ayuda.

Pero esta pandemia, además, ha permitido explorar nuevas formas de trabajo y de relación entre nosotros propiciando encuentros y reuniones y nuevas formas de relación y colaboración con nuestros investigadores. De ahí surgió en abril el servicio de atención personalizada por video llamadas. Una experiencia muy interesante que nos llevó a conocer muy de cerca sus necesidades y a detectar nuestras deficiencias, y esa realidad determinó en parte el desarrollo de la serie Tu Biblioteca te ayuda. Uno de los proyectos consolidados en este tiempo y para el que se han diseñado materiales didácticos en formatos sencillos y esquemáticos. La serie, dirigida a la comunidad científica, intenta facilitar el aprendizaje y la adquisición de habilidades en el entorno de la ciencia abierta y acompañar, al que la use, en su proceso de investigación y de evaluación científica. Está en pleno desarrollo y en este momento cuenta con 18 guías e infografías agrupadas bajo cuatro temas: publicación en acceso abierto; perfiles científicos; propiedad intelectual; y, los servicios de la Biblioteca. Están disponibles en la Web de la Biblioteca y en Digital.CSIC, como parte de la colección CCHS-materiales de divulgación en espera de que sea posible conseguir una colección propia que las reúna e identifique en una URI.

Las experiencias han sido muy enriquecedoras, no sólo porque las hemos incorporado a nuestra forma de trabajo durante el confinamiento, también porque intuimos nuevas oportunidades y retos para los servicios del futuro. Deberemos de analizarlas y aprender de ellas si queremos acoplarnos a las necesidades de una investigación cada día más exigente y deslocalizada.

Comentábamos al inicio cómo la ubicación en la nube de una gran parte de los sistemas de gestión que utilizamos en la Red han permitido el desarrollo productivo de muchos servicios y, efectivamente así ha sido para el SAD de esta Biblioteca que ha podido abordar el archivo en el Repositorio y la realización de nuevos perfiles y trabajos de revisión relacionados con las firmas de algunos autores.

Nos parece de especial interés haber culminado el trabajo de archivo iniciado el pasado año con la Pasarela. Ahora Digital.CSIC cuenta con los artículos del período 2013-2020 que tenía la comunidad científica del CCHS en la base de datos de conCiencia. Un incremento de varios centenares de registros. El trabajo de registro y archivo en el Repositorio ha supuesto la búsqueda de permisos de las editoriales y ello ha contribuido a enriquecer la lista de Permisos editoriales para el autoarchivo en Digital.CSIC que ofrece en el Repositorio la Oficina Técnica y al desarrollo del buscador de revistas de humanidades y ciencias sociales mencionado. La aportación de las políticas editoriales de más de 1.100 títulos de revistas del área de HHCCSS facilitará el trabajo a los bibliotecarios del área al ampliar la oferta actual.

Por otro lado la reunión de la información generada por los servicios del SAD y de evaluación científica de la Biblioteca en el buscador de revistas de humanidades y ciencias sociales facilitará mucho el trabajo interno y permite ofrecer una herramienta interesante para nuestros investigadores.

Para concluir los trabajos de calado realizados en el departamento de Servicios, debemos hacer referencia a la revisión y redacción de los contenidos formativos del departamento en la Web y a la redacción y actualización de los procedimientos internos. Un ajuste necesario desde el cambio del sistema a ALMA.

Desde la Colección

Los departamentos de Archivo y de Gestión de la Colección de la Biblioteca han dado prioridad a todos los procesos técnicos que no requerían la presencia del documento físico, ni conexiones VPN.

Colección bibliográfica

Entre los trabajos relevantes desarrollados en la colección bibliográfica de la biblioteca, podemos separar los derivados de la gestión de adquisiciones bibliográficas y los relacionados con la mejora de la colección.

La gestión de las adquisiciones es, sin dudas, el aspecto que ha ocupado más esfuerzo en este tiempo y no sólo por la complejidad de los procesos en sí mismo, también por el volumen que gestiona la Biblioteca, la confluencia de varios concursos con procesos abiertos debido a los retrasos administrativos -2018, 2019 y 2020, y la variada y amplia relación de trabajos y tareas necesarias para su correcto desenlace. Baste la siguiente selección, a modo de ejemplo, del trabajo realizado en estos meses: la gestión administrativa derivada del cierre de los pliegos de compra de libros de años anteriores y en curso; la preparación y tramitación del pliego de libros 2020 publicado en julio que permitirá la adquisición de más de 1.700 monografías impresas especializadas en Ciencias Humanas y Sociales; la redacción del pliego técnico y la selección de las novedades (búsquedas de los datos bibliográficos, cálculo del precio por servicios añadidos asociados a la compra, incluye el de catalogación); la revisión y reclamación de ejemplares de revistas recibidos en los concursos anteriores a 2019; la preparación de la propuesta de compra de revistas para el 2021, etc.

Entre los trabajos realizados para la mejora de la colección está la incorporación de datos del kárdex de revistas en ALMA. Un trabajo pendiente debido a la dimensión de nuestra colección que se ha podido concluir durante este tiempo. También la revisión y solución de los enlaces del campo 856. Las mejoras introducidas facilitarán el trabajo de bibliotecarios e investigadores.

Por otro lado, la participación de la Biblioteca en el proyecto Mapping pliegos: Portal de pliegos de cordel de los siglos XIX y XX, ha permitido avanzar en la mejora de la colección de los Pliegos de cordel de la Biblioteca. El trabajo se ha realizado en modo local con tablas Excel. Se han utilizado las reproducciones digitales de las bibliotecas participantes para el enriquecimiento de los datos. La organización del trabajo, bajo la dirección de Pilar Martínez, ha supuesto la creación de un procedimiento de trabajo, el fraccionamiento y reparto del trabajo entre los bibliotecarios y su posterior recogida, revisión, fusión e incorporación en la base de datos que gestiona el portal Web. Esta distribución ha facilitado la participación de una gran parte del equipo de bibliotecarios. La participación en el proyecto de la Unidad de Tecnología ha permitido el tratamiento y gestión de los datos; la creación de paneles en Pinterest y próximamente un portal Web de carácter científico, que dará visibilidad a los resultados.

Archivo CCHS

Al igual que ha pasado en otros archivos y departamentos, el Archivo del Centro de Ciencias Humanas y Sociales del CSIC también ha tenido que cambiar las tareas físicas con las colecciones por trabajos de catalogación en ALMA y las revisiones de inventarios e instrumentos de descripción que se podían hacer desde casa sin necesidad de conexión VPN. Sin olvidar las tareas de carácter administrativo y las actividades de difusión inherentes a la documentación que se gestiona.

Entre los trabajos más satisfactorios llevados a cabo, está el realizado con el Archivo de Ángel Garma para la celebración del Día Internacional de los Archivos. Como hemos mencionado, se ha desarrollado con el apoyo de la Unidad de Tecnología una página Web para destacar la figura de Garma y la importancia su archivo para la investigación. La documentación fue trasferida al Archivo a principios de año y entonces se inició la revisión de los materiales. Se consideró una buena ocasión para mostrar el trabajo con el fondo ese momento. Las limitaciones a la hora de hacer la Web han sido muchas debido a la dificultad de acceder a los materiales físicos por eso se ha tenido que trabajar con los informes, inventarios y digitalizaciones iniciales. A pesar de ello, gracias al esfuerzo y la coordinación de los implicados en el proyecto, se ha podido contribuir a ese evento con la publicación de El diván en el archivo: Ángel Garma, forjador del psicoanálisis hispanoamericano . Al hilo de esta publicación, el equipo de Archivo ha hecho una colaboración en el Blog el IguAnalista y ha elaborado el contenido de la pieza del mes de junio dedicada a Garma: Psiconálisis de los sueños.

En la experiencia de servicio del Archivo durante los meses de confinamiento, se ha apreciado un crecimiento del número de consultas y peticiones relacionadas con materiales de archivo disponibles a través del Catálogo de la Red de Bibliotecas y Archivos y la Web de la Biblioteca, y se ha sufrido la limitación de la disponibilidad del documento físico que impide realizar trabajos de instalación, digitalización o monitorización de la documentación. Sin embargo, se valora de forma especial el interés de los usuarios por los trabajos realizados en la incorporación de nuevos registros en el catálogo.

CONCLUSIÓN

El aprendizaje de esta experiencia nos ha hecho ver el valor de lo digital. En el futuro los servicios, la colección física y nosotros mismos deberemos estar preparados para completar la transición digital. Se ha consumido la información y los servicios accesibles en línea. En ese contexto la inversión en formación y la adecuación tecnológica jugaran un papel fundamental en nuestro futuro próximo.

La tecnología se ha convertido, una vez más, en un aliado de la Biblioteca. El buen desarrollo de los trabajos realizados en estas circunstancias ha evidenciado el valor estratégico de la UTEC en nuestra Biblioteca. Una realidad que no por conocida es menos importante.

Hemos aprendido la importancia y necesidad de contar con conexiones VPN en todos los equipos para afrontar con éxito el trabajo desde casa.

Deberemos explorar las nuevas formas de trabajo y de relación aprendidas entre nosotros y con nuestros investigadores porque las intuimos como nuevas oportunidades y retos para los servicios del futuro.

Conocíamos el valor de nuestra colección patrimonial, pero ahora hemos descubierto la importancia de incrementar la colección digital y de dar acceso a sus contenidos. Tendremos que indagar nuevas formas de trabajo y financiación que nos permitan crecer en esa dirección.

También conocíamos el valor de la difusión, pero ahora ese valor sale reforzado. Lo que no se muestra, no se ve, y podríamos añadir, no se busca, no se consume. El servicio de Archivo ha tenido un incremento de solicitudes en los nuevos materiales descritos; Digital.CSIC y la colección-e han tenido un aumento de descargas.

En la Biblioteca estamos contentos con los resultados. Parece que nuestras apuestas están funcionando, pero no deberíamos perder el foco y aprender de todos los descubrimientos que hemos atesorado en este tiempo. El día a día nos consume a todos, la gran cantidad de información que nos llega nos desborda, siempre pensamos en todo lo que podríamos hacer si pudiésemos tomarnos las cosas con algo de calma. Con todos los inconvenientes y perjuicios que conlleva, puede que ese momento haya llegado con estos meses de confinamiento. Y que este periodo pueda convertirse en una oportunidad de transformación y mejora para todos.