Marina Gómez García. Biblioteca Campus Cartuja (Sevilla)

Traslado de libros de la EBD a la sala de lectura de Cartuja

En un contexto de crisis económica en la que la amortización de numerosas plazas de trabajadores públicos es un hecho y la optimización es la palabra estrella, no nos sorprendió que se recuperara el proyecto de unificar tres bibliotecas que daban servicios a cincos institutos organizados en tres centros situados dos de ellos en el mismo edificio y otro enfrente. La realidad era que para el personal no conllevaba un problema y para los usuarios que se quedaban sin biblioteca físicamente en su centro tampoco, porque únicamente tendrían que cruzar la calle para acceder a los libros y para poder consultar al personal de la biblioteca.

El proceso de unificación vino precedido en marzo de 2014 por el traslado del personal de la biblioteca de la Estación Biológica de Doñana (EBD) al centro donde se ubica la actual sala de lectura de la biblioteca Campus Cartuja (CICIC). Como los libros de la EBD no se trasladarían hasta meses después, para seguir atendiendo a los usuarios de la EBD, se mantuvo a una persona de la biblioteca en dicho centro hasta que se comenzó a poner en marcha el movimiento de fondos bibliográficos para trasladarlos a la sala de lectura única de CICIC en septiembre de 2014.

Nuestro primer reto fue organizar los 4.500 libros de CICIC y los 1.200 del Instituto de Microelectrónica de Sevilla (IMSE) por CDU como ya estaban los libros de la EBD. Para ello nos planteamos diferentes trabajos entre marzo a septiembre, ya que antes de proceder a la unificación bibliográfica teníamos que tener todos los libros con una única organización, la CDU. Lo primero que hicimos, contando siempre con la ayuda del coordinador de bibliotecas de Andalucía, fue crear una tabla de equivalencias entre las signaturas de los libros de CICIC y del IMSE con la CDU para que existiera una única organización y que ésta fuera la más útil para localizar y para realizar inventarios. Esto supuso, lógicamente, retejuelar todos estos libros así como crear las etiquetas de RFID para el sistema de autopréstamo que se traería desde la EBD. La siguiente tarea fue reorganizar los libros de CICIC con la nueva signaturización para que la empresa que iba a realizar el traslado de los libros de la EBD movieran los fondos bibliográficos por bloques no libro a libro, ya que esto hubiera ralentizado el trabajo y no queríamos tener la biblioteca cerrada más que el  tiempo absolutamente necesario.

Las revistas de CICIC esperando para su colocación en el depósito de Cartuja

De los 9.500 libros de la EBD únicamente 100 fueron retejuelados, ya que las áreas temáticas entre los distintos centros son muy diferentes.

Además, en ambos casos, CICIC e IMSE, nos encontramos con unos porcentajes de préstamos caducados muy altos, más del 95 % y desde hacía más de 10 años. Para poder realizar de forma completa el trabajo se organizó la recogida por los diferentes despachos de CICIC de más de 500 libros que se encontraban prestados desde hacía años para poder también poner el nuevo tejuelo, la etiqueta RFID y para poner la fecha correcta de los préstamos. En el caso del IMSE esto se comenzó en octubre del 2014. Gracias a estos trabajos se detectaron pérdidas de libros que indicamos debidamente en el catálogo así como a los directores para que se fuera consciente de la importancia de las normas asociadas a los préstamos de los libros.

Desde marzo se buscó a diferentes empresas especializadas en mudanzas de bibliotecas y archivos para que realizaran un presupuesto sobre: el traslado tanto de las estanterías (84 cuerpos) que se encontraban en la biblioteca de la EBD como sus más de 9.500 fondos bibliográficos de libros, la recolocación de los fondos de la EBD en la nueva biblioteca, la recolocación de todos los fondos de la anterior biblioteca de CICIC con una nueva distribución, tanto en la sala como en el depósito de revistas. También se contrató otra empresa para el desmontaje y montaje de los dos armarios compactos.

Fue necesario crear un depósito para unos 450 metros lineales de revistas de CICIC en el nuevo edificio con los armarios compactos que antes estaban en la sala para que en dicha sala de lectura cupieran todos los libros de la EBD y del IMSE.

Para que todos estos trabajos se pudieran hacer aproximadamente en dos meses fue necesario crear mapas de las ubicaciones de las revistas y libros por cuerpos de estanterías y baldas, así como de las nuevas localizaciones. El hacer los mapas balda a balda permitía que hubiera varios operarios trabajando al mismo tiempo y con ello, acortar el tiempo estimado y abrir antes la biblioteca. Lógicamente fue esencial en todo momento coordinar las dos empresas (tanto la del traslado y colocación, como la de los compactos) y también a los trabajadores de la Biblioteca a través de un cronograma detallado. Gracias a los trabajos previos de organización se consiguió abrir la biblioteca dos semanas antes de lo previsto.

El traslado de los 1.200 libros del IMSE se realizó por parte de un trabajador del IMSE y de dos personas de la biblioteca para abaratar costes. Después del traslado se revisaron las ubicaciones, se realizó la señalización de las estanterías tanto de la sala como del depósito y se establecieron nuevas normas para asegurar que todos los usuarios de la biblioteca, no solo CICIC, sino también EBD e IMSE pudieran recibir los mismos servicios.

Las revistas del IMSE y de la EBD se han mantenido en sus anteriores ubicaciones porque no hay espacio para poder realizar la unificación de revistas. Las solicitudes que recibimos sobre fondos de estos dos centros las realizamos en un horario aceptado por parte del personal y de los directores de los centros de manera que cumplimos en todo momento la Carta de Servicios.

Como conclusión podemos decir que hemos conseguido lo que se buscaba con la unificación de las bibliotecas, ya que se están optimizando recursos (personal, económicos, espacio, etc) dando en todo momento un servicio especializado y de calidad a una comunidad científica numerosa y variada en cuanto a sus áreas de investigación. La biblioteca actualmente se encuentra organizada en torno a una sala de lectura ubicada en el edificio de CICIC y tiene tres depósitos de revistas, uno por cada uno de los centros.

Es de justicia señalar que estos objetivos se han conseguido gracias a la flexibilidad y buena disposición del personal de la biblioteca, así como de los propios investigadores. A pesar del mucho trabajo que supuso la unificación no nos hemos quedado en esto, sino que además hemos procurado dinamizar la biblioteca en torno, fundamentalmente pero no solo, a dos servicios, por una parte potenciando Digital.CSIC y por otra con numerosas actividades de formación sobre bibliometría, perfiles científicos, etc. El resultado ha sido asombroso como demuestran los números, ya que desde marzo de 2014 se han incluido en Digital.CSIC 758 trabajos y se han realizado siete formaciones con una asistencia de casi noventa personas.