Enredadera, nº 32, diciembre 2018
Anna Campos Alemany |   |
Resumen: Breve descripción del proceso de cambio de sistema de gestión de bibliotecas hacia ALMA en la biblioteca de la Universitat Politècnica de València, destacando algunos de los aspectos positivos y negativos que se han ido detectando.
Palabras clave: Sistema de gestión de bibliotecas; Aleph; Alma; Proceso de cambio; Universitat Politècnica de València
En la Universitat Politècnica de València cambiamos en 2012 el sistema de gestión de bibliotecas, tránsito que en esos momentos supuso un esfuerzo considerable ya que el sistema que teníamos hasta entonces estaba hecho a medida. Aleph era diferente, ya que era un sistema de uso general. Nos costó la adaptación, pero conseguimos una estabilidad que realmente duró poco porque en 2016 por indicaciones del Vicerrector y con la expectativa de pasar a un sistema de gestión en la nube (Software como Servicio, SaaS por sus siglas en inglés), nos decidimos a buscar en el mercado alguna de las nuevas herramientas que ya estaban usando varias bibliotecas académicas europeas y americanas.
Las novedades sobre la gestión en la nube que se iban presentando en los distintos foros (IGELU Conference, informes de Marshall Breading, etc.) nos llevaron a considerar y analizar a fondo las distintas posibilidades y no nos costó mucho darnos cuenta de que la inversión económica inicial que supondría el cambio pronto se vería compensada por las ventajas que aporta la gestión en modo SaaS.
Obviamente, nuestra primera referencia fue Ex Libris, pues hacía años que trabajábamos con sus productos, Metalib y SFX en un principio y Aleph más tarde, y ya conocíamos bien la empresa, con la cual manteníamos una buena relación. No dejamos de explora otras opciones, como OCLC Worldshare y Sierra, pero decidimos que Alma, el producto de Ex Libris, era el que mejor se adaptaba a nuestras necesidades, y además presentaba la importante ventaja añadida de que era el sistema al que resultaba más sencilla la migración desde Aleph.
Los seis meses que duró la implementación, desde enero a julio de 2017, fueron duros, tanto a nivel técnico como personal. Los cambios no siempre son bienvenidos y dedicamos mucho esfuerzo a organizar sesiones de preparación, formación y puesta en marcha atractivas que acabaron implicando a casi la totalidad del personal de las bibliotecas en el proyecto.
En julio de 2017 pasamos a producción y después de un año nuestras valoraciones y conclusiones son en general positivas, aunque desde luego hay también algunos aspectos negativos.
A modo de resumen podemos enumerar entre lo que hemos ganado:
- • El entorno web de trabajo hace que la interfaz sea más amigable. Cada usuario puede personalizar su escritorio, y si lo comparamos con la rigidez de Aleph en este aspecto, la mejora es considerable. Cada usuario puede ver sus colas de trabajo en listados que se van actualizando en tiempo real y los flujos de trabajo están debidamente representados.
- • La posibilidad de tener un único registro bibliográfico con las existencias impresas y electrónicas facilita el flujo de trabajo de la catalogación.
- • Alma incorpora la Community Zone desde donde se pueden importar los registros de las demás instituciones que también tienen Alma.
- • Analytics, integrado en Alma, ofrece muchas posibilidades, permitiendo la elaboración de estadísticas basadas en gran cantidad de datos, así como informes detallados. Además, es muy intuitiva y no hace falta tener conocimientos de SQL para utilizarlo.
- • Se pueden descargar fácilmente datos a Excel para poder procesarlos, tanto desde el propio Alma como desde Analytics.
- • Se puede crear con mucha facilidad una gran variedad de conjuntos, bibliográficos y de ejemplares, para actuar sobre ellos.
- • Se actualiza mensualmente incorporando todas las mejoras y las soluciones a problemas y fallos detectados, permitiendo a la biblioteca estar siempre al día sin necesidad de efectuar engorrosas actualizaciones de software.
Pero, por otra parte, también hemos sufrido pérdidas respecto al sistema anterior:
- • Debido a que Alma no se adapta bien a nuestro particular sistema de clasificación, hemos perdido la posibilidad de buscar en Primo por la signatura del ejemplar, ya que hemos tenido que utilizar la signatura alternativa como signatura real del ejemplar.
- • También se han perdido, de forma inexplicable, algunas de las funcionalidades que teníamos para los usuarios, e incluso algunas muy básicas, como mostrar el mensaje que le informa del motivo por el cual está sancionado.
- • Analytics no ofrece datos en tiempo real, ya que los datos sobre los que trabaja tardan un día en actualizarse, por lo que los resultados que muestra son de un día antes de la consulta.
- • Con la gestión en la nube hemos notado más lentitud de respuesta en algunos períodos de tiempo concretos.
- • No estamos satisfechos tampoco con el hecho de que toda la documentación se encuentre en inglés, por lo que hemos pedido a la empresa que la traduzca al español.
- • El soporte es otro punto débil, y también hemos pedido que se incremente el personal de soporte que habla español.
En la Biblioteca de la UPV, de forma global, el cambio a Alma ha constituido una buena experiencia, Alma es un sistema lleno de posibilidades que se descubren poco a poco, es una herramienta que necesita de tiempo para sacarle todo el rendimiento.
 |  |