Juana Molina Nortes. URICI (Madrid)

El cuadro de clasificación es la herramienta básica y el elemento clave de cualquier sistema de gestión documental. Todas las iniciativas conocidas en materia de normalización archivística para la organización y descripción de fondos parten del eje vertebrador del “cuadro de clasificación”, porque a partir de él se pueden desarrollar otros procesos como el de descripción, selección, valoración o acceso. Normas como la UNE-ISO 15489-1 (2005) o el mismo “Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos”, promovido desde la Comisión Europea, consideran este instrumento como imprescindible para organizar los documentos tanto en los soportes tradicionales (papel) como electrónicos y digitales.

 Durante el año 2013, para poner en marcha el “Plan de Actuación de Archivos”, se valoraron las necesidades y se priorizaron tres programas:

1º) El primer programa ha sido el de Formación y ha estado dirigido fundamentalmente a los bibliotecarios sin conocimiento previo en la metodología archivística. Se impartió en el mes de abril un curso de 25 horas bajo el título “Metodología y técnicas para el tratamiento de los archivos científicos del CSIC”. El material didáctico entregado es un Manual con conceptos generales de la disciplina, en el que se analizan especialmente las características de la documentación científica y se dan pautas para la descripción ISAD (G) de archivos de acuerdo a la reciente recomendación de la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA)

2º) El segundo programa priorizado, fue el de Identificación. En él se planteaba la elaboración de un cuadro de clasificación que sirviera de herramienta de la que partir para organizar y describir la nueva documentación histórica localizada en los centros de investigación bajo la custodia de las bibliotecas. La versión 0.1 se presentó el 21 de enero de 2013 y durante 5 meses se ha estado trabajando en su revisión y análisis, quedando aprobada la versión 0.2 el día 19 de junio de 2013, tras la reunión del grupo de trabajo formado por los profesionales de 13 centros de las bibliotecas y archivos siguientes:

• Andalucía: Biblioteca de la Escuela de Estudios Árabes de Granada, Biblioteca de la Escuela de Estudios Hispanoamericanos de Sevilla
• Aragón: Biblioteca del Instituto Pirenaico de Ecología (Jaca)
• Barcelona: Archivo de la Institución Milá y Fontanals, Archivo del Instituto Botánico
• Galicia : Biblioteca de la Misión Biológica de Galicia
• Madrid: Archivo del Real Jardín Botánico, Archivo del Museo Nacional de Ciencias Naturales, Archivo del Centro de Ciencias Humanas y Sociales, Biblioteca del Instituto de Ciencias Agrarias, Biblioteca Jorge Juan del Centro de Física Teórica y Matemáticas , Biblioteca del Instituto de Física Miguel Antonio Catalán, Archivo del Instituto Eduardo Torroja de Ciencias de la Construcción.

3º) El programa de descripción ha sido la tercera prioridad, la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC lleva desde el año 99 trabajando en la descripción de fondos y colecciones de archivo bajo el software Aleph y el formato Marc. En 2013, se ha realizado la conversión a Marc21 y se ha redactado un nuevo manual de descripción ajustando las ISAD (G) al nuevo formato. Otra línea de actuación ha sido la conversión de bases de datos locales, obteniendo con ello un total de 14.181 registros nuevos aportados por el Archivo del Real Jardín Botánico, el Archivo del Centro de Ciencias Humanas y Sociales y el Archivo del Museo Nacional de Ciencias Naturales. Nos centraremos ahora en el segundo de los objetivos marcados para el 2013, la nueva propuesta de “Cuadro de Clasificación para Centros del CSIC (1940-1980).

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